Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
5 kategorii zakupowych, w których twoja firma zaoszczędzi  

5 kategorii zakupowych, w których twoja firma zaoszczędzi

Kategorie zakupowe, w których należy szukać oszczędności, zmieniają się w zależności od trendów rynkowych czy profilu działalności twojej firmy. Inne zapotrzebowanie będzie w końcu charakteryzowało przedsiębiorstwo produkcyjne, inne – usługowe.

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • w jakich kategoriach zakupowych Twoja firma może zyskać najwięcej
  • po jakie praktyki zakupowe warto sięgać przy zakupach firmowych

Pewne obszary są jednak bardziej podatne na zakupową optymalizację. Sprzęt IT, oprogramowanie, artykuły BHP, opakowania czy energia elektryczna to kategorie, którym powinien przyjrzeć się każdy sprawny kupiec, szukający oszczędności. Wystarczy przyjrzeć się specyfice zapotrzebowania w każdym z nich i dodać do tego dobre praktyki zakupowe, aby zoptymalizować proces zakupowy.

Planowanie prowadzące do stworzenia strategii zakupowej, współpraca z dostawcami, analiza rynku i płynących z niego informacji przydadzą się do efektywnego zarządzania procesem zakupowym w twojej firmie.

Kupuj z głową

Poniżej znajdziesz 5 kategorii zakupowych, w których, ze względu na konkurencyjny rynek, firma może łatwo zaoszczędzić.

Sprzęt i usługi IT

Zakup takiego sprzętu najlepiej zacząć od weryfikacji zapotrzebowania po stronie twojej organizacji. Następnie kupiec może przejść do planowania zakupu, uzgodnienia specyfikacji z klientami wewnętrznymi firmy i prób skonsolidowania lub zagregowania wolumenu. Gdy już wiemy co i w jakich ilościach chcemy kupić, możemy skorzystać z zapytania o informację lub złożyć zapytanie ofertowe. Informacja zwrotna z rynku pomoże nam w zorientowaniu się w aktualnych trendach technologicznych, panujących cenach i ofercie dostawców.

Jeżeli chcemy mieć lepszą pozycję w negocjacjach z partnerami biznesowymi, sięgnijmy po dobre praktyki zakupowe, np. zwiększając wolumen zamówienia lub  zawierając długoterminową umowę. Możemy także rozważyć oferty zagranicznych firm, ale weźmy przy tym pod uwagę koszty związane z transportem czy dostępnością serwisu. Dobrze jest analizować nie tylko cenę czy parametry finalnego produktu – może okazać się, że materiały lub technologia, które służą dostawcy w procesie produkcji znacząco wpływają na ostateczny rachunek za nasze zamówienie.

Znaczącą grupa kosztów w firmie jest także wydruk różnego rodzaju dokumentów. Sprawdźmy, jak duże jest zapotrzebowanie na usługi drukarskie w naszej organizacji. Koszty można ograniczyć przez przemyślany zakup jednej, większej drukarki, ale uwaga: weźmy pod uwagę nie tylko cenę wydruku per kartka. Planując zakup, powinniśmy przewidzieć koszty ukryte, związane z serwisowaniem sprzętu, zakupem toneru lub wymaganym rodzajem papieru. Być może wysoka jakość nowej drukarki zmusi nas do sięgania po droższe materiały lub przeciwnie – wygeneruje dalsze oszczędności dzięki swojej niezawodności?

Gdy bierzemy już pod uwagę takie cząstkowe elementy naszego zamówienia, które przekładają się na jego ostateczną cenę dla przedsiębiorstwa, warto rozważyć także outsourcing usług drukarskich. Sprawdź, czy korzystanie z oferty firmy zewnętrznej, która dostarczy sprzęt, zajmie się jego serwisem i np. niszczeniem dokumentów, będzie bardziej opłacalne.

Przedsiębiorstwa coraz częściej sięgają także po elektroniczny obieg dokumentów – zamiast drukować kolejne materiały, te są po prostu przesyłane na stanowiska komputerowe odbiorców za pomocą aplikacji lub współdzielone na wirtualnych dyskach, w tzw. chmurze. Taka proekologiczna polityka też wpływa na redukcję kosztów wydruku w przedsiębiorstwie.

Oprogramowanie

Jeżeli planujesz zakup oprogramowania, zastanów się nad agregacją wolumenu. Sprawdź, czy np. jednocześnie opłaci ci się zainwestowanie w nowy sprzęt IT lub czy warto objąć instalacją nowego software’u szerszą liczbę stanowisk, niż pierwotnie zakładano. Większe zamówienie to zawsze lepsza karta przetargowa w negocjacjach z dostawcą.

Zawieranie długoterminowych umów ramowych pozwoli ci lepiej zaplanować zakup oprogramowania w przyszłości. Analiza rynku (np. wsparta publikacją zapytania ofertowego) pozwoli Ci na znalezienie najkorzystniejszej oferty.

Masz stałego dostawcę? To dobrze. Przy czym pamiętaj o tym, że rynek IT i rozwój nowoczesnych technologii jest na tyle dynamiczny, że nawet najlepsza oferta może szybko stracić na aktualności. Dlatego warto sięgać po zapytania ofertowe i benchmarking – budowanie środowiska konkurencyjnego wesprze twoje negocjacje z kontrahentem i pozytywnie wpłynie na jakość oferowanych na rynku rozwiązań.

Energia elektryczna

To istotny koszt w działalności firmy. Wyjdź od charakterystyki poboru energii elektrycznej w swoim przedsiębiorstwie, żeby znaleźć obszary do optymalizacji. Następnie złóż elektroniczne zapytanie ofertowe lub zapytanie o informację, żeby sprawdzić, na jakie warunki współpracy możesz liczyć ze strony dostawców i zaproś ich do internetowej aukcji zakupowej celem wynegocjowania tej najkorzystniejszej opcji. Korzystaj z wolnego rynku energii, weź pod uwagę różne oferty i taryfy.

Może okazać się, że np. przejmując lokal po innej firmie, zostaliśmy przy taryfie, która nie pasuje do profilu naszej działalności  – dlatego tak ważne jest jej prawidłowe ustalenie z dostawcą energii. W innym przypadku zadeklarowane w umowie zużycie może być niższe niż zapotrzebowanie faktyczne i należy zwiększyć limit mocy umownej (kary za przekroczenie limitu z umowy dystrybucyjnej są wyższe niż ceny energii).

Sprawdź też, czy część energochłonnych procesów w firmie może odbywać się w nocy, gdy taryfa jest tańsza. Zwróć przy tym uwagę także na stan techniczny instalacji elektrycznej i dobrą izolację cieplną budynku zajmowanego przez przedsiębiorstwo – straty energii mogą sporo kosztować. Czasem warto sięgnąć wręcz po kompleksowy audyt elektroenergetyczny, zwłaszcza gdy mamy w planach modernizację zajmowanego obiektu.

Ważnym aspektem strategii zakupowej w tym obszarze jest planowanie. Zawarcie długoterminowych umów da Ci nie tylko większą siłę negocjacyjną, pozwoli także łatwiej zarządzać przyszłym zapotrzebowaniem.

Kolejnym obszarem, któremu należy przyjrzeć się, są sprzęty biurowe. Niska klasa energetyczna, używanie żarówek zamiast świetlówek czy zły stan techniczny mogą skutkować wyższymi rachunkami za prąd. Sprzęty biurowe to około 30% zużywanej w firmie energii elektrycznej1.

Łatwym i tanim sposobem na obniżenie rachunków za prąd w firmie jest także edukacja pracowników i zachęcanie ich do racjonalnego korzystania z energii elektrycznej. To ważne, bo niestety tylko 13% aktywnych zawodowo osób zna sposoby na oszczędzanie energii w swojej firmie2.

Artykuły BHP

Oszczędności w zakupach artykułów BHP dla firmy budzą sporo kontrowersji. Kupcom często zarzuca się, że przedkładają dobro firmy (redukcja kosztów) nad dobro pracownika (troska o bezpieczeństwo). Przy czym jako ekspert wiesz już, że rola dobrego kupca nie sprowadza się jedynie do szukania produktów w najniższej cenie. Dzięki dobrym praktykom zakupowym artykuły BHP mogą wręcz zyskać nową jakość, a nasza firma nowy wymiar oszczędności. Ponad 15% zaoszczędziły w tej kategorii firmy korzystające z platformy zakupowej Aleo3.

Oprócz dokładnej analizy rynku i dostępnych materiałów czy technologii postaraj się zestandaryzować proces zakupu takich produktów. Zakupy powinny być scentralizowane – nie dopuść do sytuacji, w której każdy z działów zaopatruje się indywidualnie. Rękawiczki, kombinezony, czepki, kaski, gaśnice, itd. – kategoria jest szeroka, ale dzięki analizie rynku, weryfikowaniu i agregowaniu zapotrzebowania zgłaszanego przez inne działy, znajdziesz najlepszą ofertę.

Pamiętaj przy tym o kontakcie z dostawcami, są świetnym źródłem wiedzy o materiałach, technologiach, panujących standardach i korzystnych rozwiązaniach. Zawsze możesz także sięgnąć po zapytanie o informację (ang. RFI – Request For Information) – narzędzie pomoże ci w zorientowaniu się w ofertach z rynku.

Opakowania

Zaspokojenie zapotrzebowania na opakowania w firmie wymaga dobrego rozeznania w różnych branżach. Od przemysłu tworzyw sztucznych, przemysłu celulozowego czy metalurgicznego aż po firmy zajmujące się budową czy obsługą maszyn, pracowników laboratoriów i instytutów badawczych, centrów certyfikacji, drukarni (bywa że także agencji reklamowych) czy logistykę. Szukając odpowiedniego dostawcy, przyglądamy się nie tylko producentom, także dystrybutorom, technologiom czy materiałom. Dobry kupiec w planowaniu zakupów weźmie pod uwagę różne elementy tworzenia opakowania, nie tylko finalny produkt. Gdy sięgnie się po cost breakdown, może okazać się, że koszt surowca lub wykorzystywanej technologii u danego dostawcy przekłada się na wyższą cenę przedmiotu naszego zamówienia.

Pisząc specyfikację do zapytania ofertowego, zastanów się nad wymaganiami. Te często bywają zawyżone. Okazuje się, że nie trzeba przepłacać np. za gramaturę papieru. To dylemat związany z kwestią over quality – rozważmy, czy potrzebna jest nam wysoka jakość opakowania, czy materiał o nieco gorszych parametrach jest wystarczający dla naszych potrzeb. Tutaj ważna jest weryfikacja i agregacja zapotrzebowania zgłaszanego przez klientów wewnętrznych firmy. Poszczególne działy mają inne priorytety, skupiają się na własnej kategorii – rolą kupca jest upraszczanie, ujednolicanie zamówień.

W ten sposób mamy szansę zebrania większego wolumenu i wynegocjowania lepszej ceny. Przy czym najważniejsza jest współpraca między różnymi jednostkami w przedsiębiorstwie – wymiana informacji, analiza rynku i komunikacja z dostawcami, którzy są cennym źródłem wiedzy o produktach i usługach, pozwolą wspólnie znaleźć najkorzystniejsze rozwiązanie.

Ważny jest także sam proces kreacji, projektowania opakowań. Zestandaryzowany, przemyślany design, wykorzystujący np. mniejszą ilość kolorów i ujednolicone formaty opakowań, powinien ograniczyć koszty wydruku4. Warto zasięgnąć także informacji z innych gałęzi rynku, o technikach czy maszynach. Wiedza o procesach, ofercie dostawców pomoże nam w znalezieniu najlepszych rozwiązań. Jeśli dodamy do tego wsparcie elektronicznych narzędzi, możemy zyskać nawet 8,4% oszczędności przy zakupie opakowań5.

Przemysł opakowań w Polsce jest nowoczesny i dobrze zorganizowany, ale dostawcy są w dużej mierze uzależnieni od importu surowców czy materiałów, co może wpływać na cenę i zadecydować ostatecznie o wyborze zagranicznego kontrahenta6.


W wymienionych kategoriach rzeczywiście najłatwiej szukać oszczędności, ale pamiętaj – dla sprawnego kupca każde zakupy firmowe to obszar do optymalizacji. Warto korzystać też ze wsparcia elektronicznych narzędzi – publikacja zapytań ofertowych i ogłaszanie aukcji zakupowych na Aleo przynosi firmom zarejestrowanym w serwisie średnie oszczędności na poziomie 15,8%7.

1 Jak oszczędzić do 30% energii w firmie, http://www.pb.pl/2859576,47990,jak-oszczedzic-do-30-energii-w-firmie [25.04.2015].

2 Świadomość energetyczna Polaków, Raport RWE Polska 2013.

3 Infografika: Zakupy dla firmy są łatwiejsze, www.aleo.com/pl/latwiejsze-zakupy [25.04.2015].

4 Sukcesy kartonów Stora Enso w branży farmaceutycznej, http://printinpoland.com/pai/index.php?co=po&id=2208[25.04.2015].

5 Infografika: Zakupy dla firmy są łatwiejsze, tamże.

6 W. Wasiak, Przemysł i rynek opakowań w Polscehttp://magazynspozywczy.com.pl/raporty/przemysl-i-rynek-opakowan-w-polsce/ [25.04.2015].

7 Infografika: Zakupy dla firmy są łatwiejsze, tamże.

Możliwość komentowania jest wyłączona.