Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Dowiedz się więcej o analizie całkowitego kosztu posiadania w zakupach firmowych.  

Całkowity koszt posiadania (TCO), czyli o czym pamiętać przy zakupach firmowych?

Czasem kupcy sugerują się przy wyborze dostawcy wyłącznie ceną towaru czy usługi, zapominając o pozostałych kosztach związanych z jego użytkowaniem. Warto więc w swojej strategii zakupowej uwzględnić dodatkowe wydatki poprzez analizę całkowitego kosztu posiadania (TCO).

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • co może zawierać się w całkowitym koszcie posiadania;
  • dlaczego koszt zakupu produktu to czasem tylko początek firmowych wydatków;
  • jak analizować całkowity koszt posiadania metodą ilościową;

Dlaczego firmy decydują się na całkowity outsourcing obsługi urządzeń drukujących do biura? Bo często zakup drukarki dla firmy to jedynie początek wydatków związanych z użytkowaniem tego sprzętu. Jeśli do bazowej ceny doliczymy koszt papieru i tonerów, koszt serwisu naszego sprzętu, koszt jego utylizacji, może okazać się, że o wiele korzystniej będzie wynająć takie urządzenie od firmy zewnętrznej. Ale skąd możemy to wiedzieć? Właśnie z analizy całkowitego kosztu posiadania.

Czym jest całkowity koszt posiadania?

Całkowity koszt posiadania (ang. TCO – Total Cost of Ownership) to analiza kosztów, która uwzględnia nie tylko bazową cenę zakupu produktu czy usługi, ale także jej wdrożenia, użytkowania, utrzymywania czy w końcu utylizacji w firmie na przestrzeni określonego czasu.

Do analizy warto posłużyć się modelem ilościowym, gdzie zestawiamy dostawców pod względem generowanych przez nich kosztów. Obok ceny zakupu ujmujemy więc także koszt magazynowania produktu, serwisowania, transportu, użytkowania, koszty związane z podatkami i cłami, z uzyskaniem potrzebnych certyfikatów, itd.

Analiza ilościowa dostawców pozwala na oszacowanie całkowitego kosztu posiadania.

Rodzajów potencjalnych kosztów, czyli składników, które składają się na wyliczenie TCO, może być (w zależności od kategorii asortymentowej) naprawdę dużo. Dlatego przed przystąpieniem do analizy, do obliczeń, najlepiej pokategoryzować je na kilka większych, wyczerpujących i rozłącznych pod względem zakresu zbiorów, w których umieścimy podkategorie. Poniżej zamieszczamy przykład takiej kategoryzacji z widocznymi elementami mogącymi składać się na TCO:

Koszt zakupu produktu lub usługi to często tylko początek firmowych wydatków.

Kiedy efektywność kosztowa prowadzi do efektywności… jakościowej

Podejście kupca, który zwraca uwagę na całkowity koszt posiadania, bardziej opłaca się firmie. Nie tylko dlatego, że jest w stanie przewidzieć dodatkowe koszty związane z zakupem produktu lub usługi – także wybór jest bardziej przemyślany i zweryfikowany np. pod kątem jakości materiałów czy zastosowanej technologii.

Jeśli analizując oferty dostawców, wzięlibyśmy pod uwagę jedynie parametr cenowy, moglibyśmy pominąć wiele istotnych informacji o przedmiocie naszego zakupu. Weryfikacja dodatkowych kosztów pomaga także w odpowiednim zdefiniowaniu strategii zakupowej.

Zwłaszcza w sytuacjach, gdy negocjacje cenowe są utrudnione, np. przez wzgląd na monopol lub z góry narzuconego dostawcę, TCO jest dobrym narzędziem pozwalającym na określenie innych obszarów do szukania oszczędności. Często to także dobry punkt wyjścia do kolejnej analizy – typu make or buy (czy bardziej opłaci nam się wyprodukowanie czy zakup towaru; zatrudnienie pracowników na etat czy outsourcing usługi firmie zewnętrznej).

Naszym celem jest ustalenie prawdziwego kosztu nawiązania i prowadzenia współpracy z dostawcą. Przyjrzyjmy się przykładowi dokonania analizy TCO dla zakupu floty samochodowej. Planujemy zakupić nowe samochody, które zostaną sprzedane po 3 latach. Czy powinniśmy wybrać diesla, którego cena bazowa jest wyższa czy raczej tańszą z pozoru benzynę? Sprawdźmy.

PARAMETRY OGÓLNE
Liczba miesięcy użytkowania samochodu 36
Szacunkowa liczba przejechanych km w ciągu 3 lat 120 000
PARAMETRY SZCZEGÓŁOWE
Samochód A – benzyna Samochód B – diesel
Spalanie (l/100 km) 6,4 4,3
Cena paliwa (PLN/litr) 4,41 PLN 3,97 PLN
Utrzymanie i naprawy (rocznie) 2 000 PLN 3 500 PLN
Roczny koszt ubezpieczenia 1 650 PLN 2 200 PLN
Koszt rejestracji 140 PLN 140 PLN
Min. wartość sprzedaży 40% 50%
OBLICZENIE TCO
Samochód A – benzyna Samochód B – diesel
Bazowa cena zakupu 75 000 PLN 82 000 PLN
Paliwo 33 868,80 PLN 20 485,20 PLN
Utrzymanie, naprawy, rejestracja i ubezpieczenie 11 370 PLN 17 520 PLN
Cena sprzedaży – 30 000 PLN – 41 000 PLN
Całkowity koszt 90 239 PLN 79 005 PLN

TCO – czego nie powinien obawiać się kupiec?

Wiemy już o zaletach strategii zakupowej, która uwzględnia całkowity koszt posiadania. Dlaczego więc nie jest ona regułą w polskich firmach? Istnieją pewne bariery, wynikające czy to z braku należytej wiedzy, czy z niewłaściwego podejścia kadry zarządzającej do obszaru zakupów, które przeszkadzają w wykorzystaniu analizy TCO.

  1. Opór wewnętrzny
    Uwzględnienie w strategii zakupowej analizy TCO wymaga zmiany podejścia do procesu, które w firmach o usztywnionej strukturze organizacyjnej może być problematyczne.
  2. Cena jako jedyne kryterium wyboru
    Wiele firm wciąż decyduje się na zakup, oceniając w dalszym ciągu wyłącznie cenę produktu lub usługi. Brakuje im świadomości, że w ogólnym rozrachunku oszczędność uzyskaną z tytułu niskiej ceny mogą zniwelować właśnie dodatkowe koszty związane z użytkowaniem. Często plany budżetowe są tworzone jedynie na podstawie cen, a nie całkowitego kosztu posiadania.
  3. Brak czasu i zasobów
    Nowy proces oparty o analizę TCO wymaga dodatkowego nakładu czasu pracy kupca.
  4. Brak wiedzy specjalistycznej i doświadczenia
    Oraz często przede wszystkim świadomości tego, jakie oszczędności może uzyskać firma z wykorzystaniem analizy TCO. Jej brak powoduje, że kupcy często po prostu nie wiedzą, jak przydatna może być w ich pracy analiza całkowitego kosztu posiadania i w jaki sposób ją poprawnie przeprowadzić.
  5. Brak danych i złożoność modelu
    Jak widzieliśmy na powyższym przykładzie analizy TCO, do jej skutecznego przeprowadzenia potrzebny jest komplet danych i uwzględnienie wielu czynników.

W biznesie miej oko na koszty – także te przyszłe.