Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
10 dobrych praktyk zakupowych w firmie  

10 dobrych praktyk zakupowych w firmie

Niezależnie od tego, czy zarządzasz międzynarodową korporacją, czy firmą z sektora MSP – jeżeli chcesz, aby ta prosperowała, powinieneś zwracać uwagę na koszty zakupowe. Poniżej prezentujemy kluczowe dobre praktyki, które pomogą zoptymalizować procesy zakupowe i wygenerować oszczędności w tym obszarze.

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • jak kupować z zyskiem dla firmy
  • jakie dźwignie oszczędnościowe wykorzystywać przy zakupach firmowych
  • dlaczego elastyczność jest tak ważna w pracy kupca

W efekcie kryzysu gospodarczego rola zakupów firmowych zmieniła się na przestrzeni ostatnich lat. Z biernego, operacyjnego zaopatrzenia procesu produkcji, zakupy stały się strategicznym obszarem szukania przewagi konkurencyjnej i zarządzania kosztami.

Sprawdź 10 dobrych zasad pracy kupca i zastanów się, o ilu pamiętasz na co dzień. Na szczęście dziś możesz także liczyć na wsparcie nowoczesnych technologii, które pomogą Ci chociażby w agregacji czy analizie ogromnej ilości danych płynących z rynku.

1. Archiwizacja

Jeżeli prowadzisz firmę, rozumiesz znaczenie prawidłowego przechowywania i zarządzania danymi. Dla kupców informacje o dokonanych transakcjach, uzupełnione o wiedzę dotyczącą historycznych warunków współpracy z kontrahentami oraz dane z rynku, są niezbędne do przygotowania  zakupowej strategii dla danej kategorii asortymentowej. Kluczowe jest to, aby informacje były kompletne i łatwo dostępne.

2. Analiza

Kupcy analizują historyczne warunki współpracy z dostawcami, badają wewnętrzne zapotrzebowanie na dany asortyment  i szukają trendów pozwalających optymalnie zaplanować wolumeny. Znając warunki historyczne, wychodzą na rynek, by zbadać aktualnych dostawców i ich ceny. Podstawowe pytanie, które stale powinien sobie zadawać każdy kupiec to takie, czy ma dobre ceny. Do benchmarku rynku warto wykorzystać platformy zakupowe, które ułatwią nam analizę wielu podmiotów.

Po zweryfikowaniu danych historycznych i aktualnych ofert, kupiec jest gotowy, by przeprowadzić negocjacje i już świadomie wybrać najlepszego dostawcę na kolejny okres rozliczeniowy.

3. Konsolidacja

Wyobrażasz sobie sprawnie funkcjonujące przedsiębiorstwo, w którym zakupami zajmują się różne działy – każdy wedle swoich potrzeb? Nagle mogłoby okazać się, że w firmie obowiązują 3 różne modele odzieży ochronnej, z których żaden nie został nabyty na możliwie najlepszych warunkach, bo ludzie składający zamówienie zwyczajnie się na tym nie znali.

Konsolidacja wolumenów ma swoje dobre i złe strony. Pracownicy z przyzwyczajenia koniecznie chcą używać przykładowo rękawic tylko danej firmy. W działaniach zakupowych konsolidacja oznacza uporządkowanie naszej strategii oraz optymalizację kosztów, gdyż jednostkowe zaspokajanie zapotrzebowania, jak już pewnie wiesz, nie sprzyja redukcji wydatków i standaryzowaniu procesów. Warto tłumaczyć klientom wewnętrznym, czyli działom zgłaszającym zapotrzebowanie w twojej firmie, jak ważna i opłacalna może być redukcja różnorodności w celu zwiększenia wolumenu zamówienia. 

4. Centralizacja

W większości obszarów zakupowych warto łączyć planowane koszty w ramach tych samych kategorii. Zamówienie na duży wolumen jest lepszą kartą przetargową w procesie zakupu, dzięki niemu możesz wynegocjować atrakcyjniejsze warunki kupna u dostawcy. Poza tym weź pod uwagę także inne koszty, np. transport pojedynczych produktów do firmy. Taki zakup może się po prostu nie opłacać, bo często elastyczność dostawcy kosztuje ekstra.

5. Planowanie

Na podstawie planu budżetowego spółki, planu sprzedażowego czy produkcyjnego możesz stworzyć plan zakupów (z co najmniej rocznym wyprzedzeniem). Dzięki temu decyzje zakupowe będą przemyślane i podjęte na bardziej korzystnych warunkach niż te, po które sięgamy z konieczności zaspokojenia nagłego zapotrzebowania. Możemy zaplanować nie tylko przetargi czy złożenie zapytań ofertowych, także świadomie skonsolidować roczny wolumen.

Planując, musisz pamiętać o wielu rzeczach. Rozważ, czy zapotrzebowanie na dany produkt jesteś w stanie pokryć własnym sumptem – w ramach działalności przedsiębiorstwa – czy bardziej opłaci się jednak sięgnąć po zewnętrzne zasoby (decyzja make or buy). Zastanów się, czy możesz zredukować konsumpcję zużycia (cost avoidance) i czy zwróci Ci się sprowadzenie wysokiej jakości części produkcji z drugiego końca świata (global sourcing), czy jednak koszty logistyczne pochłoną ewentualny zysk z optymalizacji procesu.

W swoich planach weź też pod uwagę koszt braku zapasu – czy przewidziałeś odpowiednią ilość strategicznego surowca i jego dostępność na rynku? Może dobrze będzie zadbać o własne stany magazynowe?

Znalazłeś najlepszą ofertę sprzętu komputerowego dla swojej firmy? To dobry start. Teraz powinieneś wziąć pod uwagę także koszt serwisu lub dodatkowego oprogramowania. Dobry kupiec nie zapomina o TCO (ang. Total Cost of Ownership), czyli całkowitym koszcie pozyskania – a to dzięki temu, że planuje. Tworząc zakupową strategię, może okazać się, że właśnie takie aspekty będą miały znaczenie – poza ceną czy jakością nabywanego asortymentu.

Kupiec musi uwzględnić te i inne problemy przy podejmowaniu strategicznych decyzji. Na szczęście obok wielu ryzyk dotyczących ciągłości funkcjonowania firmy, znajdziesz też mnóstwo obszarów do optymalizacji i szukania oszczędności. Planowanie pomoże Ci je ustalić.

6. Benchmarking

Kupiec wie, że “dobre” jest wrogiem “lepszego”, więc stale poszukuje nowych obszarów do optymalizacji. Analiza rynku i konkurencji jest pierwszym krokiem, który powinien w tym celu podjąć.

Chcąc tworzyć efektywną strategię zakupową, bez przerwy powinniśmy zbierać informacje o aktualnych cenach, procesach, dostawcach czy rozwiązaniach, bo przecież funkcjonujemy w rynkowym otoczeniu – firma nie jest zamkniętym ekosystemem. Na rynku znajdziemy rozwiązania oferujące nie tylko dostęp do katalogu dostawców, także możliwość składania zapytań ofertowych czy organizowanie internetowych aukcji (sprawdź platformę zakupową Aleo).

Benchmarking jest także dobrym sposobem aktywizacji naszych dostawców. W budowaniu wartościowych relacji z naszymi kontrahentami nie możemy zapominać o jednoczesnym weryfikowaniu rynkowych realiów. Informacja o konkurencyjnych ofertach jest mocną kartą przetargową. Warto porównać też propozycje dostawców z cenami giełdowymi – np. surowców. Dzięki analizie trendów i cen rynkowych łatwiej będzie nam wynegocjować lepszą ofertę.

7. Negocjacje

Analiza dokumentów i warunków cenowych, benchmarking rynku służą przede wszystkim dobremu przygotowaniu do negocjacji z dostawcą. Spotkanie face to face z partnerem biznesowym powinno być okazją do dyskusji nie tylko na temat ceny produktu, ale ustaleniu także innych warunków zakupowych. Przed negocjacjami warto zrobić tzw. cost breakdown – spróbować poznać koszty częściowe produktu. Porównując np. koszty surowców czy wykonania, poziom marży u różnych dostawców, można skuteczniej negocjować finalną cenę.

Dzięki elektronicznym narzędziom (np. platformom zakupowym) negocjacje przeprowadza się jeszcze prościej – dzięki większej ilości danych rynkowych i szybszej informacji zwrotnej od naszych kontrahentów. W Stanach Zjednoczonych już 71% kupców wybiera właśnie kanał on-line do przeglądania i zbierania ofert od dostawców1.

Doskonałym narzędziem do negocjacji cen są także elektroniczne aukcje zakupowe. Pamiętajmy jednak, że nie wszystkie produkty można kupić w ten sposób – konieczna jest duża jednorodność produktów, tak aby wyróżnikiem była nie tylko cena. Przykładowo – zakup energii elektrycznej w aukcji elektronicznej jest jak najbardziej uzasadniony. Podczas gdy zakup usług marketingowych przez takie narzędzie może wiązać się z ryzykiem wyboru najtańszej, ale nie najlepszej jakościowo oferty.

8. Kontrakty roczne (okresowe)

Nawiązywanie dłuższej współpracy pozwala wynegocjować lepsze warunki. Dodatkowo zyskujemy więcej informacji i pewność dostaw, które pozwolą nam planować kolejne z zakupowych działań w dłuższej perspektywie czasu. Warto przemyśleć także zawarcie umowy ramowej, która daje nam większą elastyczność przy kolejnych zleceniach i nie ogranicza naszych możliwości składania zapytań ofertowych czy organizowania przetargów.

9. Relacje z dostawcami

Dzisiejsze zakupy zmieniają także rolę dostawców. Porzucamy roszczeniową postawę wobec nich, bo bardziej niż na kupieniu produktu po jak najniższej cenie zależy nam na budowaniu jakościowych i długofalowych relacji z naszymi kontrahentami.

To oni wpływają także na przewagę konkurencyjną firmy i są nieocenionym źródłem informacji o rynku. Budując długoterminowe relacje z dostawcami, łatwiej będzie nam utrzymać kontrolę nad wydatkami w firmie, chociażby przez zmniejszenie liczby zakupów ad hoc, stworzenie bazy planów zakupowych czy grupowanie kategorii produktów.

W zarządzaniu relacjami z dostawcami warto sięgnąć też po różne systemy SRM (ang. Supplier Relationship Management), które ułatwią nam utrzymywanie bazy aktywnych dostawców z aktualnymi informacjami o naszych kontrahentach. Dostępność informacji o biznesowych partnerach i uregulowana normatywnie transparentność procesów zakupowych także uczyni prostszą naszą współpracę.

10. Elastyczność

Bądź otwarty na nowe rozwiązania. Rynek, a więc technologie, produkty, sposoby płatności, procesy, Twoi dostawcy –  to wszystko ulega ciągłej zmianie. Ta z kolei wydaje się być słowem kluczem w pracy kupca.

Proces optymalizacji jest ciągły, bo zawsze możesz znaleźć kolejny obszar, w którym wypracujesz oszczędności dla firmy. Szukaj też nowych, dobrych praktyk biznesowych oraz narzędzi przydatnych w pracy kupca.

Bądź na bieżąco. Także dzięki lekturze tego bloga.

1 2014 STATE OF B2B PROCUREMENT STUDY: Uncovering the Shifting Landscape in B2B Commerce, Acquity Group.

Możliwość komentowania jest wyłączona.