Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Jak oszczędzać na zakupie drukarek do biura?  

Drukarki desktopowe vs. urządzenia centralne – jak optymalizować koszty wydruku w firmie?

Na naszym blogu pisaliśmy już o zakupie usług drukarskich dla firmy, tym razem przeanalizujemy proces zakupu urządzeń drukujących dla naszego przedsiębiorstwa. Drukarki desktopowe, centralny system wydruku, a może najem drukarek – co powinniśmy wybrać?

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • kiedy w firmie sprawdzi się centralny system wydruku;
  • jakie korzyści, poza finansowymi, przynosi przemyślany zakup urządzeń drukujących dla firmy;
  • dlaczego nie trzeba dysponować dużym budżetem, aby korzystać z nowoczesnych technologii wydruku;

Zakup usług wydruku – od czego zacząć?

Definicja usług wydruku

Druk to sposób powielenia obrazu z wykorzystaniem formy drukowej i farby. Kopiować możemy teksty lub grafiki, z pomocą bardziej tradycyjnych metod (jak maszyny drukarskie, druk offsetowy) lub komputerowych urządzeń peryferyjnych (drukarki, plotery). Używany jest zarówno na potrzeby własne jak i na skalę przemysłową dzięki cyfrowym czy komputerowym technikom druku.   

Przedsiębiorstwa mają dostęp do wielu urządzeń drukujących – od niedużych drukarek znajdujących się na biurkach pracowników, przez urządzenia centralne (tzw. hub), aż po dodatkowe rozwiązania, jak różne formy autoryzacji pracownika zlecającego wydruk czy zmiana ustawień urządzeń drukujących na bardziej ekonomiczne.

Dzisiaj dostawcy urządzeń drukujących nie ograniczają się tylko do ich sprzedaży lub najmu. Świadczą szereg usług związanych z optymalnym wyborem i wykorzystaniem zakupionego lub wynajętego sprzętu, np. wdrażając archiwizację papierów czy elektroniczny system obiegu dokumentów.  

Jak rynek usług wydruku oceniają eksperci?

Mamy dzisiaj dostęp do naprawdę przełomowych technologii, optymalizujących koszty w firmie, podnoszących komfort i jakość pracy. Inwestycję w elektroniczne systemy obiegu dokumentów, w centralne urządzenia drukujące możemy potraktować jako rozwojową dla firmy i co najlepsze, niekoniecznie musimy dysponować od ręki całą kwotą – firmy często sięgają po najem, sprzedaż ratalną czy dofinansowania z programów unijnych.
Małgorzata Pawłowska, Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.

W firmach, z którymi współpracujemy, zawsze wychodzimy od audytu. Analizujemy faktyczną ilość wydruków, bierzemy na warsztat potrzeby zgłaszane przez klienta i wychodzimy z dedykowanym rozwiązaniem. Bo oczekiwania firm mogą być różne, raz chodzi o oszczędność kosztową, innym razem o optymalizację procesu.
Mateusz Wojtczak, Euroimpex S.A.

Jak określić zapotrzebowanie na usługi wydruku?

Można wyjść od analizy bieżącego zużycia. Sprawdźmy, ile kartek danego formatu (np. A4) jest drukowanych w miesiącu. Czy strony są zapełnione, drukowane dwu czy jednostronnie, w kolorze, czy czarno-białe? Dane możemy uzyskać z systemu operacyjnego urządzenia drukującego lub sięgnąć po pomoc ekspertów – firm zajmujących się wydrukiem, które wykonają także dla nas audyt i określą zapotrzebowanie w firmie na tego typu usługi.

Zwłaszcza w tej kategorii kosztowej warto wyjść poza cenę samego wydruku i wziąć pod uwagę całkowity koszt posiadania (TCO) – tj. wydatki, jakie ponosimy na serwisowanie urządzeń, cenę tonerów, wymianę innych elementów, naprawę.

Co zawrzeć w zapytaniu ofertowym na usługi wydruku?

Liczba pracowników, rozmieszczenie w biurze urządzeń, liczba zużywanych kartek, tonerów, etc – koszty eksploatacyjne. A czas reakcji serwisu, a także określenie limitu drukowanych stron, które będą w cenie miesięcznej raty.

Sprawdź, co jeszcze powinno znaleźć się w zapytaniu ofertowym na usługi wydruku i z jakimi pojęciami powinieneś się zapoznać – zobacz minisłownik dla zakupu usług wydruku.


Zdaniem eksperta

O najnowszych rozwiązaniach na rynku usług druku, o zakupowych dylematach i dobrych praktykach opowiadali nam eksperci z tej branży – Małgorzata Pawłowska z firmy Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. oraz Mateusz Wojtczak z Euroimpex S.A.

Jakie są korzyści z wprowadzenia centralnych systemów druku w firmach?
Mateusz Wojtczak: – Najczęściej wdrażamy tego typu rozwiązania w dużych i średnich firmach. Przy czym zawsze warto pamiętać o optymalizacji procesu wydruku, więc jeżeli w naszej firmie jest już tych kilkanaście stanowisk komputerowych, możemy sięgnąć po bardziej efektywne narzędzia niż drukarki desktopowe. To kwestia budowania świadomości bezpieczeństwa informacyjnego – nawet mniejsze firmy coraz częściej oczekują od nas tego typu rozwiązań, bo wiedzą, że wiąże się ono z większą kontrolą nad procesem wydruku oraz obiegiem dokumentów.

Małgorzata Pawłowska: – Obecnie firmy są zainteresowane dwoma aspektami: kontrolą kosztów i bezpieczeństwem swoich dokumentów. Oszczędności zawsze warto szukać w organizacji, ale nie należy zapominać o innych aspektach przy wyborze rozwiązania. Firmy często sięgają po urządzenia drukujące, biorąc pod uwagę jego niewielki koszt zakupu, zapominając jednocześnie o realnych kosztach eksploatacji. Zakup urządzenia wielofunkcyjnego czy centralizacja wydruku może być opłacalną inwestycją, której koszty zwrócą się nam w określonym czasie. Należy jednak wziąć pod uwagę wszystkie koszty, jakie realnie poniesiemy. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań nie tylko znacznie ograniczy koszty związane z drukiem dokumentów. Firma zyskuje kompletny system, który pozwala na automatyzację dużej ilości procesów biurowych i porządkuje obieg dokumentów w organizacji. Eliminuje to możliwość popełniania błędów przez pracowników. Aplikacje pozwalają na stworzenie ścieżki obiegu każdego dokumentu oraz szybkie sprawdzanie stanu realizacji poszczególnych zadań. Można to zrobić w każdej chwili, dzięki czemu zyskujemy sprawniejsze sterowanie przepływem informacji i podnosimy efektywność zarządzania procesami biznesowymi. Duża część organizacji nie zdaje sobie sprawy z ponoszonych kosztów drukowania w całej firmie. Centralny system druku pozwala nie tylko kontrolować koszty, ale usprawnić procesy przepływu dokumentów oraz poprawić ich bezpieczeństwo.

Jak wybrać dostawcę usług wydruku?
M.P.: – Najlepszym tutaj odzwierciedleniem jest sam rynek. Przy wyborze dostawcy należy zawsze brać pod uwagę jego doświadczenie, skalę działalności oraz zakres usług, jakie proponuje. Z naszego punktu widzenia niezwykle istotna jest także elastyczność i podejście indywidualne do klienta. Zawsze staramy się oferować rozwiązania, które nie tylko spełniają oczekiwania naszych klientów, ale przede wszystkim rozwiązują jego problemy w firmie. Ważnym aspektem jest również kompleksowe wsparcie techniczne – od automatycznego monitoringu urządzeń i przekazywania danych do centrum serwisowego, poprzez sprawną komunikację z Centrum Obsługi Klienta, aż po skuteczne działania naprawcze. Podpisując kontrakty serwisowe, klienci mogą liczyć na wyspecjalizowanych techników i w bardzo dużym stopniu zautomatyzować pracę swoich urządzeń. Zastosowanie nowoczesnych i zaawansowanych rozwiązań pozwala na automatyczne przekazywanie informacji o problemach i błędach.

M.W.: – Warto sięgać po firmy, które same produkują rozwiązania. Pośrednicy przysparzają dodatkowych kosztów, poza tym producent jest w stanie lepiej odpowiedzieć na potrzeby klienta. Nietypowe środowiska, dedykowane rozwiązania, wiele systemów do zintegrowania – to producent jest w stanie wyjść z odpowiednią ofertą. Ważne jest też, abyśmy zorientowali się w skalowalności rozwiązania – czy wraz z rozwojem firmy, złożonością systemów, będziemy w stanie przełożyć zakupione usługi na wyższy poziom organizacji. Ale przede wszystkim powinniśmy zastanowić się, jakich korzyści oczekujemy od dostawcy. Czy jest to oszczędność finansowa, optymalizacja procesu, a może jakieś dodatkowe usługi?

Czy klienci zwracają przy zakupie uwagę na względy ekologiczne?
M.P.: – Ekologia jest dzisiaj niezwykle ważnym aspektem. Ważne jest też to, jak firma rozumie ochronę środowiska i jakie działania w tym kierunku podejmuje. Dla niektórych firm to nawet standard, podyktowany m.in. wymogami Unii Europejskiej. Przy wyborze dostawcy należy zapytać o wymagane certyfikaty, o to, czy urządzenia pracują w trybie energooszczędnym, czy zawierają oprogramowanie monitorujące zużycie energii i kiedy mogą przejść w stan uśpienia. Jest to niezwykle ważne, aby zmniejszyć pobór energii. Z punktu widzenia ekologii przydatna jest także opcja tworzenia reguł, np.: aby możliwość druku w kolorze mieli tylko wybrani pracownicy bądź też przysługiwały im określone limity, aby wydruk większej ilości materiałów był automatycznie kierowany do urządzeń o najniższym koszcie wydruku, itd.

M.W.: – Myślę, że rozwiązania eco, choć modne, wciąż pozostają w sferze takich dodatkowych wymagań i jeśli już przeważają o podjęciu zakupowej decyzji, to w przypadku gdy są kalkulowane na finansowe oszczędności. Czyli: myślimy eco, gdy nam się to opłaca.

Co zawrzeć w zapytaniu ofertowym na zakup usług wydruku?
M.P.: – W zapytaniu ofertowym muszą znaleźć się podstawowe parametry interesującego nas urządzenia, tj. jego szybkość, miesięczna obciążalność, wymagania co do dodatkowych opcji, jak np. broszurowanie, składanie, możliwość edytowania skanowanych dokumentów, itp. Istotne są również  względy jakościowe, np. interesujące nas standardy (np. normy ISO), certyfikaty, dostępność i czas reakcji serwisu.

M.W.: – Najważniejszą informacją jest skala wdrożenia. Ilu pracowników obejmie system wydruku i co jest priorytetem klienta – oszczędność finansowa, czasu, może dodatkowe usługi, typu archiwizacja dokumentów czy ujednolicenie floty sprzętów. Dobry dostawca na podstawie zapotrzebowania doradzi najlepsze rozwiązanie i wskaże nowe możliwości, jak urządzenia wysyłające do serwisu informacje o zużyciu materiałów lub usterce sprzętu oraz rozwiązania chmurowe, nieprzypisane do klienta, do konkretnej lokalizacji, w których można tworzyć repozytoria danych, wymieniać się nimi w komfortowy sposób, integrować dotychczasowe systemy.

Jakie są dobre praktyki zakupowe przy zakupie usług drukujących dla firmy?
M.W.: – Dużo zależy od kontaktu z dostawcą. Warto się spotkać, przedstawić swoje oczekiwania, podejrzeć rozwiązania “na żywo”. Nasza firma często wychodzi od audytu, dzięki któremu wiemy, ile, czego i jak się drukuje; jak wyglądają procesy. W pierwszym miesiącu nie informujemy pracowników o przeprowadzanym audycie, dopiero po tym okresie informujemy, że został wdrożony system monitorowania wydruków i dystrybucji dokumentów, edukujemy wtedy w zakresie ekonomicznego wydruku i wciąż analizujemy sytuację. Drugi miesiąc przynosi często nawet 40% obniżenie ilości wydruków. W ten sposób projektujemy oszczędności, które nie zaburzają efektywności i ciągłości pracy. Tworzymy raport, wdrażamy nasze rozwiązania na stałe i wciąż je monitorujemy. Oferujemy swój software, nowe urządzenia lub usprawniamy działanie bieżących.

M.P.: – Należy pamiętać, że przy zakupie urządzeń lub usług w zakresie zarządzania dokumentami powinniśmy wybrać firmę z dużym doświadczeniem i zapleczem na rynku. Firmę, która jest ekspertem i doradzi nam optymalne wykorzystanie sprzętu i najnowocześniejszych technologii, jakie są dostępne na rynku. Wybierzmy partnera, który będzie wiedział, jakie rozwiązania najlepiej sprawdzą się w naszym środowisku. Dobrą praktyką jest także powierzenie pełnej opieki serwisowej wyspecjalizowanym technikom, którzy na miejscu, u klienta, przeprowadzą wszelkie niezbędne czynności związane z prawidłowym funkcjonowaniem urządzeń.

Czy zabezpieczenia przy zarządzaniu obiegiem dokumentów to standard?
M.P.: – Badania rynku pokazują, że niestety wciąż większość informacji biznesowych w organizacjach jest przechowywana na papierze. Potrzeba szybkiego dostępu do dokumentów, przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa, niejednokrotnie jest dużym wyzwaniem i nie jest standardem. Oczywiście wydruk dokumentów może odbywać się dopiero po autoryzacji użytkownika na urządzeniu, np. po wprowadzeniu kodu PIN czy też przy wykorzystaniu kart zbliżeniowych i zamontowanych w urządzeniu czytników kart. Ale obieg dokumentów w przedsiębiorstwie to znacznie bardziej rozwinięty proces. Istotne jest, aby wprowadzać rozwiązania zapewniające łatwy dostęp pracowników do niezbędnych dokumentów, ich szybkie wyszukiwanie – i to wszystko w sposób bezpieczny. Wymaga to oczywiście dedykowanych rozwiązań, które Konica Minolta zapewnia.

M.W.: – Rośnie świadomość tego benefitu w ofercie firm świadczących usługi wydruku. Klienci sami podpytują o bezpieczną integrację systemów, chroniony dostęp do przesyłanych dokumentów.


Usługi wydruku – od podszewki

Rozwój druku

Jedną z dat granicznych zakończenia ery średniowiecza i rozpoczęcia renesansu jest… wynalezienie maszyny drukarskiej przez Jana Gutenberga. Stąd widzimy, jak ważny w dziejach rozwoju ludzkości, był wydruk.

Jednak początek interesujących nas urządzeń drukujących dał już wiek XX. W 1937 roku odkryto proces zwany kserografią. Sposób wykorzystania ładunków elektrostatycznych przy przenoszeniu druku na papier został wykorzystany w 1950 roku przez firmę Xerox – tak powstała pierwsza kserokopiarka. Stąd już prosta droga do stworzenia szybkiej drukarki.

20 lat później inżynier Xeroxa wykorzystał proces kserografii, dodając do niego laser, który naświetlał wałek drukujący – tak powstały pierwsze drukarki laserowe, które przyśpieszyły proces powielania odbitek. Proces rozwoju urządzeń drukujących skupił się na wynalezieniu drukarki, którą każdy mógłby posiadać w domu. W 1976 roku Hewlett-Packard stworzyła pierwszą drukarkę atramentową, której technikę wydruku doskonali się do dzisiaj.

XXI wiek przyniósł nam też kolejną rewolucję – w postaci druku 3D. Służący początkowo głównie do wytwarzania prototypów znajduje coraz powszechniejsze zastosowanie w produkcji przedmiotów dla konsumentów różnych branż (np. architektoniczna, biżuteryjna, medyczna). Drukowanie przestrzenne sprawdza się zwłaszcza przy produkcji małych serii, o złożonej strukturze i mających niszowe zastosowanie.

Druk dopasowany do potrzeb klienta

Jak podkreślają nasi eksperci wybór systemu lub urządzenia drukującego powinien być przede wszystkim uzależniony od rodzaju i ilości drukowanych materiałów oraz wielkości zapotrzebowania w firmie. Dlatego często firmy lub dostawcy sięgają na początku po audyt, aby wyjść od określenia bieżącego zapotrzebowania na usługi wydruku, dostrzec problematyczne obszary.

Wybór urządzenia drukującego będzie więc uzależniony od rodzaju drukowanych w firmie dokumentów (ich format, kolorowe czy monochromatyczne, procent pokrycia kartek, jedno czy dwustronnie zadrukowane), ich ilości w miesiącu oraz liczby pracowników korzystających z urządzeń drukujących.

Firmy, którym zależy na ilości i szybkości, nie jakości druku, mogą sięgnąć po urządzenia monochromatyczne, gdyż druk kolorowy zajmuje więcej czasu. Mniejsze przedsiębiorstwa, niedysponujące odpowiednimi środkami na inwestycję w nowoczesne technologie i centralne systemu wydruku, zawsze mogą skorzystać z najmu takiego systemu i pomocy dostawcy. Rynek ma naprawdę sporo do zaoferowania – warto się w nim rozeznać.

Jak optymalizować koszty wydruku w firmie?

Dlaczego warto oszczędzać na wydruku? Z analiz wynika, że koszty produkcji i dystrybucji dokumentów sięgają w dużych firmach nawet 15% kosztów rocznych. Powodem najczęściej jest przestarzały sprzęt, duża, nieobjęta kontrolą liczba urządzeń na biurkach pojedynczych pracowników i tradycyjne metody archiwizacji dokumentów, które kosztują także godziny pracy personelu.

Ciekawe fakty na temat urządzeń drukujących.

Kupiec o biernym podejściu (dowiedz się więcej o roli kupca w firmie), najczęściej wybierze nowy sprzęt drukujący, sugerując się po prostu niską ceną. Nie weźmie pod uwagę tego, że ostatecznie koszty eksploatacji (cena papieru, tonerów, części zamiennych, itd.), serwisu – w końcowym rozrachunku “zjedzą” oszczędności uzyskane przy tańszym zakupie.

Dlatego rzeczą, od której powinno się wyjść w procesie zakupowym jest analiza zapotrzebowania po stronie naszego przedsiębiorstwa, oszacowanie kosztu wydruku pojedynczej kartki A4, analiza całkowitego kosztu posiadania oraz rozeznanie się w rynku (np. z pomocą zapytania o informację – RFI).

Przed zmianą sprzętu drukującego w firmie…

Sprawdź miesięczny koszt wydruku kartki formatu A4 w kolorze oraz w wersji czarno-białej. Zsumuj wszystkie koszty eksploatacyjne, tj. tonery, wymianę bębnów drukujących, koszty serwisu, druk zewnętrzny, po który sięgnęliśmy w przypadku awarii naszych urządzeń. Koszty te zestawiamy z liczbą wydrukowanych stron – informację taką możemy uzyskać z drukarki lub systemu operacyjnego zainstalowanego w urządzeniu drukującym. Tak otrzymamy koszt wydrukowania pojedynczej kartki. Informacja ta będzie przydatna także przy porównaniu ofert od dostawców (w tym ofert leasingu). Zastanów się także nad rozmieszczeniem nowego sprzętu w biurze, aby pracownikom jak najwygodniej było z niego korzystać. Być może warto przeprowadzić z nimi wywiady, aby określić, kto najczęściej korzysta z jakiego rodzaju sprzętu.

W oparciu o dobre praktyki zakupowe i wiedzę naszych ekspertów zebraliśmy sposoby na optymalizację kosztów wydruku w kilka punktów:

  • centralizacja wydruku
    Warto zainwestować w multifunkcyjne urządzenia, skupiające w jednym sprzęcie działanie drukarki, skanera i np. faksu. Centralny system, w miejsce nabiurkowych drukarek, przynosi lepszą kontrolę nad tym, co drukuje się w firmie; oszczędza miejsce przeznaczone na lokalizację urządzeń; upraszcza proces zakupu materiałów eksploatacyjnych oraz pozwala obniżyć ich koszty.
  • elektroniczny obieg dokumentów
    Dzięki niemu większość zadań wykonywanych dotąd przez pracowników, takich jak archiwizacja, indeksowanie czy katalogowanie, są wykonywane automatycznie. Praca personelu często ogranicza się jedynie do części obowiązków administracyjnych. Ograniczamy koszty pracy personelu zajmującego się dodatkowymi obowiązkami, koszty przechowywania i nie tylko. Np. pozbycie się tradycyjnego faksu na rzecz urządzenia, które od razu zapisuje wydruk w formie skanu – pozwala zredukować zużycie papieru. Wydatki poniesione na wdrożenie nowego systemu zwrócą się po kilku, kilkunastu miesiącach.
  • wydruk podążający
    Przyjmuje się, że wprowadzenie takiego rozwiązania redukuje koszty wydruku średnio nawet o 10%. Różne formy autoryzacji wydruku – np. czytniki kart zbliżeniowych, dostęp po wpisaniu kodu PIN – zwiększają kontrolę dostępu dla pracowników i stwarzają dla nich psychiczną barierę, która skłania ich do bardziej ekonomicznego podejścia do wydruku, oczywiście z zachowaniem pełnej efektywności w pracy. System druku podążającego pozwala także generować dokładne raporty, które wskazują na ilość stron drukowanych przez konkretnego pracownika. Brak anonimowości zmienia podejście do druku. Rozwiązanie sprawdza się także w przedsiębiorstwach o wielu lokalizacjach, warunkiem jest wtedy jedynie wdrożenie jednego serwera drukującego dla wszystkich lokalizacji.
  • ujednolicenie kupowanego sprzętu
    O zaletach konsolidowania zamówienia pisaliśmy już na blogu wielokrotnie. Wybranie tego samego modelu sprzętu pozwoli nam zwiększyć wolumen zamówienia i wynegocjowanie lepszych stawek z dostawcą. Jednolity sprzęt pozwoli też zaoszczędzić pieniądze i czas przy zakupach materiałów eksploatacyjnych.
  • zmiana ustawień bieżącego sprzętu
    Pracownicy nie zawsze mają potrzebę sięgania po wydruk kolorowy, najwyższej jakości, na najlepszym papierze. Ustawienie trybów szarości, druku monochromatycznego na części urządzeń, funkcje eco (jakość wydruku), druk dwustronny – to rzeczy proste do wdrożenia, które podnoszą żywotność tonerów. Przy druku kolorowym wymagana jest wymiana aż 4 tonerów. Zwracajmy uwagę także na części wymienne – ceramiczny bęben drukujący posłuży nam dłużej niż plastikowy. Możemy też ustawić limity wydruku – np. dodatkową autoryzację dla niektórych rodzajów wydruku.
  • edukacja pracowników
    Warto zatroszczyć się o świadomość ekologicznych i ekonomicznych rozwiązań wśród pracowników. Zalety wydruku podążającego, ekonomiczne ustawienia wydruku czy wyrobienie zwykłego nawyku oszczędzania energii (sprzęty drukujące zużywają nawet 90% energii na stand by) mogą przynieść wymierne korzyści.

A może outsourcing?

Z analiz wynika, że firmy mogą zaoszczędzić na wynajmie sprzętu drukującego nawet 30% kosztów. Najem nie wymaga też od firmy inwestowania na początku sporej ilości pieniędzy, co może być istotnym argumentem zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw. Nie musimy inwestować, a mamy szansę na dostęp nawet do najnowocześniejszych technologii.

Decydując się na wynajem sprzętu drukującego, zyskujemy pewność, że to dostawca zadba o stan i rozwój infrastruktury sprzętu drukującego. Bez martwienia się kosztami eksploatacji, załatwianiem serwisu, parametryzacją urządzeń – oszczędzając także nasz czas pracy.

Rozpatrując współpracę z dostawcą w ramach leasingu urządzeń drukujących, weźmy pod uwagę przede wszystkim takie parametry jak: czas reakcji serwisu czy określenie limitu wydrukowanych stron w ramach miesięcznego ryczałtu.

 

W dobie systemów centralnego wydruku już nikt nie zatuszuje nieracjonalnych przykładów druku. Czy korzystacie z tego typu rozwiązań w Waszych firmach?


O czym warto pamiętać przy zakupie usług wydruku dla firmy?

Co powinno zawierać zapytanie ofertowe na zakup urządzeń drukujących dla firmy?

Sprawdź słownik zakupu urządzeń drukujących dla firmy.