Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
 

Elektroniczne aukcje zakupowe – to się opłaca!

Aukcje zakupowe, czyli aukcje odwrócone (ang. reverse auction), to stary jak świat sposób na wynegocjowanie naprawdę dobrych ofert. Kiedyś aukcje zakupowe odbywały się na wielkich targowiskach, gdzie trzeba było przemierzyć setki kilometrów, żeby zdobyć cenny towar. Dziś – przez internet – cenne towary z całego świata są w zasięgu ręki.

W dzisiejszej rzeczywistości zakupowej dostawcy składają nam swoje oferty w jednym miejscu, bez wychodzenia z biura. M.in. dlatego aukcje są tak popularne.

Stosują je duże firmy, używają ich instytucje państwowe i rządowe. W USA większość firm korzysta z tych narzędzi. Tygrysy ze Wschodu także coraz mocniej stawiają na aukcje online. Duże firmy i konglomeraty stosują je od ponad dekady, a średnie i małe firmy będą sięgać po aukcje w coraz większym zakresie.

Kto zyskuje na aukcjach zakupowych?

Mimo tych trendów wciąż słyszymy, że aukcje to skomplikowane zabawki. Pokutuje przekonanie, że to narzędzia do „wyciskania dostawców”. Ale czy to prawda? Aukcja to negocjacja. To nowoczesne targowisko, gdzie biznes ma zakończyć się obopólną korzyścią.

Dostawcy dzięki aukcjom mogą oszczędzić na kosztach administracyjnych i na czasie. Zwiększają zasięg i liczbę potencjalnych klientów. Kupujący mają możliwość porównania i lepszego wyboru. Dzięki aukcjom firmy stymulują wzrost efektywności biznesu. Obie strony zyskują wiedzę o prawdziwej cenie rynkowej poszukiwanego dobra.

W tym artykule pokażemy, po co są elektroniczne aukcje zakupowe. Udowodnimy, że to dobre narzędzie negocjacji, które przynosi korzyści tak dostawcom, jak i kupującym.

Co zyskujemy na aukcjach zakupowych?

Platformy zakupowe z modułem aukcyjnym to recepta na efektywne zarządzanie procurementem w  firmie. Dzięki nim w jednym miejscu zyskujemy dostęp do:

– wszystkich aukcji i zapytań organizowanych w firmie,

– specyfikacji kupowanych produktów i ich cen historycznych,

– danych o dostawcach, ich ofertach oraz praktykach czy strategiach zarządzania kupowanym dobrem.

Dodatkowo po zakończeniu aukcji wiele platform pozwala tworzyć raporty z porównaniem czy scenariusze zakupowe, które pomagają w podjęciu ostatecznych decyzji.

Reasumując, dzięki zakupom zarządzanym w jednym miejscu dyrektor finansowy łatwo kontroluje wydatki, dyrektor zakupowy sprawnie monitoruje procesy zakupowe i negocjacje, a kupiec zarządza zamówieniem i bazą dostawców, mając wszystko w jednym miejscu – pod kontrolą.

Gdyby okazało się, że w firmie są zmiany, na przykład na stanowisku specjalisty do spraw aukcji zakupowych, to dzięki procesom poukładanym w jednym miejscu łatwo wprowadzić do obowiązków nowego pracownika. Zarządzanie zakupami i zapotrzebowaniem w jednym narzędziu doskonale wspiera więc stabilność organizacyjną.

Aukcje zakupowe? To proste!

Aukcje uchodzą za skomplikowane i czasochłonne. Ale to nieprawda. Dzięki nim profesjonalny kupiec oszczędza nawet do 80% czasu. W aukcjach zakupowych wystarczy dokładnie przygotować ich przebieg.

Po zakończeniu aukcji platformy zakupowe same wyliczają zyski. Większość z nich ma proste mechanizmy, ułatwiające porównanie, raportowanie, co wspiera dobre decyzje. Dzięki temu analizy odpowiedzi ofertowych skracają się do minimum. Stąd też oszczędność czasu.

Dodatkowo wszystkie dane historyczne transakcji zbierane są w jednym narzędziu. Są więc odtwarzalne (można je kopiować i edytować). Oszczędzony czas można poświęcić na ważniejsze zadania.

Jak zyskać 80% czasu i dostawców chętnych do aukcji?

Poniżej znajdziesz receptę na oszczędności, które można wygenerować, stosując aukcje jako podstawowe narzędzie negocjacji w firmie.

  • Po pierwsze – baza dostawców

Przed startem aukcji zakupowej zabezpiecz bazę dostawców. W razie najmniejszej obawy odnośnie liczby dostawców koniecznie przeprowadź dodatkowy proces weryfikacji nowych partnerów biznesowych. To ma bardzo duże znaczenie dla Ciebie jako kupującego oraz dla Twoich dostawców.
Solidny proces kwalifikacji dostawców wyeliminuje stresogenne obawy, czy w aukcji będzie wystarczająca liczba dostawców, i czy w ogóle się ona uda.
Dzięki temu dodatkowo zmobilizujesz potencjalnych oferentów. W czasie tego procesu jasno przedstaw zasady, reguły i narzędzia stosowane w Twojej firmie w procesach zakupowych.

  • Po drugie – dane

Przed startem aukcji ustal specyfikacje, wszystkie możliwe koszty (dowóz, dystrybucja, składowanie…), i dobre praktyki zarządzania kupowanym produktem.
W trakcie negocjacji zweryfikujesz cenę oraz policzysz zyski. Później, w trakcie współpracy z wybranym dostawcą, będziesz mógł zweryfikować dotychczasowe praktyki. Pamiętajmy, że to dostawcy są specami w swojej branży. Warto ich słuchać, przyglądając się możliwościom optymalizacji kosztów.

  • Po trzecie – jasne reguły

Organizator aukcji powinien rzetelnie przedstawić zasady i reguły zakupów obowiązujące w jego firmie oraz wiedzę o stosowanych narzędziach negocjacji. Powinien szybko odpowiadać na wątpliwości dostawców. To podstawowy element tworzenia dobrych relacji.
Jeśli dostawcy będą znać zasady i otrzymają niezbędne wsparcie w razie pytań, aukcja nie może się nie udać. Przygotowanie tych elementów wymaga oczywiście czasu. Ale gdy wszystko będzie dopięte na ostatni guzik, pozostanie nam już tylko obserwować przebieg aukcji.

Nie stosujesz aukcji zakupowych? Tracisz!

Według doświadczeń naszych kupców, stosujących różne platformy zakupowe, oraz doświadczeń użytkowników Aleo wynika, że aukcyjny proces zakupowy, organizowany z pomocą jednego narzędzia, pozwala oszczędzić do 80% czasu. Jak?

Aukcje eliminują opóźnienia w negocjacjach. Dzięki nim szybciej zidentyfikujesz najbardziej konkurencyjnych dostawców i nie stracisz czasu na przedłużających się spotkaniach tête-à-tête. Zaoszczędzony czas lepiej spożytkować na sporządzenie rzetelnych specyfikacji, dopięcie procedur, ulepszanie dobrych praktyk zakupowych, zoptymalizowanie konsumpcji albo na poszukiwanie dodatkowych, tańszych źródeł zaopatrzenia.

Ale to nie wszystkie zalety aukcji. Na aukcjach zakupowych średnio można zaoszczędzić od 5 do 8% w stosunku do zysków z ofert otrzymanych w odpowiedzi na zapytania ofertowe. Firmy, które korzystają z aukcji zakupowych na Aleo, potwierdzają to.

Po co więc są aukcje zakupowe?

Wspomagają osiąganie dodatkowych korzyści – takich jak zyskany czas, który można spożytkować na ulepszanie procesów zakupowych. Aukcje dają też spore zyski na zakupach. Wspierając transparentność procesów zakupowych, są gwarancją ich skuteczności.

Dlaczego i Ty powinieneś skorzystać z aukcji zakupowych? Bo teraz już wiesz, że pomogą kontrolować procesy zakupowe w Twojej firmie; rozsądnie zagospodarować i świadomie wydawać każdy grosz.

Zapraszamy na Aleo – tu aukcje zakupowe są w Twoim zasięgu.