Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Jak kupować oprogramowanie dla firmy i zyskać?  

Jak kupować oprogramowanie dla firmy i zyskać?

Z badań wynika, że wydatki na oprogramowanie to około 20% budżetu IT w polskich firmach. Warto poszukać optymalizacji kosztów w tak znaczącym obszarze działalności naszego przedsiębiorstwa.

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • dlaczego polskie firmy przepłacają za oprogramowanie;
  • dlaczego warto korzystać z rozwiązań typu open source;
  • kiedy oprogramowanie dla firmy może być tańszym i bardziej elastycznym rozwiązaniem;

Według raportu Deloitte z 2013 roku w kosztach zakupu oprogramowania uwzględniany jest nie tylko koszt nabycia software’u, także opłata licencyjna czy późniejsze wydatki związane z utrzymaniem środowiska pracy (w tym sprzętu, na którym zainstalowano oprogramowanie). Całkowity koszt pozyskania (ang. Total Cost of Ownership) będzie także obejmował wsparcie techniczne czy przeszkolenie naszego personelu w obsłudze programów czy aplikacji. 

Aż 90% polskich firm przepłaca za zbędne oprogramowanie. Co trzecie przedsiębiorstwo płaci za licencję programów lub aplikacji, z których nie może korzystać (względy techniczne, polityka bezpieczeństwa, brak umiejętności obsługi oprogramowania przez pracowników)1.

Zdarza się, że przedsiębiorcy płacą za oprogramowanie, które zostało zakupione na potrzeby projektu, który został zawieszony lub pomimo zakupu nowej licencji pracownicy korzystają ze starszej, często niewspieranej lub wręcz nielegalnej wersji software’u. Takie zaniedbania mogą kosztować firmę ogromne sumy wynikające z kar umownych. Czasem warto więc sięgnąć po audyt zewnętrzny lub skonsultować zakres obowiązującej umowy z prawnikiem.

Jak optymalizować koszt zakupu oprogramowania dla firmy?

W dzisiejszych czasach firmy mogą korzystać z rozwoju technologii i nowych rozwiązań na bardziej sprzyjających warunkach. Poniżej przedstawiamy kilka takich dobrych rozwiązań, które pozwolą zaoszczędzić przy zaopatrzeniu firmy w oprogramowanie.

Wszystko zaczęło się od ruchu wolnego oprogramowania, którego założeniem był wolny, bezpłatny dostęp do programów i aplikacji. Z tego podejścia zrodziło się kolejne – open source software, czyli oprogramowanie otwarte, gdzie model biznesowy wskazywał komercjalizację projektów, ale tylko w pewnym zakresie. Np. w przypadku takiego oprogramowania płaci się najczęściej za dodatkowe usługi (wsparcie techniczne, szkolenie personelu, etc.) lub za nowszą lub poszerzoną wersję software’u.

Oznacza to, że przedsiębiorca może korzystać z podstawowej wersji programu, która jest np. mniej intuicyjna, pozbawiona dodatkowych funkcji lub bez gwarancji wsparcia technicznego ze strony producenta. Przy czym okazuje się, że na potrzeby firm często wystarczają właśnie takie bezpłatne odpowiedniki popularnych, komercyjnych programów. Pracownicy i tak korzystają jedynie z podstawowych funkcji pełnopłatnego oprogramowania, które mogą mieć za darmo w przypadku otwartego software’u.

I tak zamiast instalować system Windows, możesz wybrać Ubuntu, czyli wersję darmowego systemu operacyjnego Linux. Pakiet Microsoft Office możesz zastąpić Apache Open Office, a któryś z popularnych (i nietanich) programów graficznych nie mniej popularnym GIMP-em.

Darmowe oprogramowanie możesz wykorzystać nie tylko na stacjach roboczych pracowników. Wiele firm rozróżnia systemy operacyjne w podziale na PC i obsługę serwera. Tutaj także można szukać oszczędności, np. stawiając serwer firmy na Linuxie. Firma dodatkowo może jedynie ponieść opłaty np. za wsparcie techniczne, chcąc zapewnić sobie większe bezpieczeństwo. Przy czym, jedną z niewątpliwych zalet oprogramowania otwartego jest ogromna, globalna społeczność skupiona wokół tych rozwiązań (np. Linuxa), na której pomoc zawsze możesz liczyć.

SaaS, czyli oprogramowanie w chmurze

Model biznesowy SaaS (ang. Software as a Service) pozwala korzystać z rozwiązań w chmurze. Takie oprogramowanie jest tańsze niż wersja dystrybuowana w pudełku na płycie, objęta licencją. Rozliczamy się za usługę w postaci abonamentu – nie jesteśmy związani żadną umową. Korzystamy z narzędzia przez interesujący nas okres czasu, a potem usługa po prostu wygasa.

Jak tłumaczy Jakub Wojteczek, Dyrektor Departamentu Rozwoju Produktu i Marketingu w ING Usługi dla Biznesu S.A.:

W przypadku oprogramowania opartego o model SaaS nie tylko spada koszt zaopatrzenia firmę w software, rośnie nasza elastyczność, bo korzystamy tylko z takich rozwiązań, które są nam w danej chwili potrzebne.

Tańsza poczta firmowa

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy mieli służbowe adresy mejlowe (np. jankowalski@firma.pl), nie potrzebujesz zakupu osobnego serwera, na którym postawisz firmową domenę. W niektórych bezpłatnych serwisach webmailowych (np. popularnym Gmailu) za niedużą, dodatkową opłatą założysz konta z dowolną domeną. Koszt jest obliczany per użytkownika, nie musisz płacić za utrzymanie całego serwera.

Nie zapomnij o Aleo

Platforma zakupowa Aleo to także przykład oprogramowania dostępnego w chmurze. Bezpłatna usługa pozwoli Ci sprawniej organizować proces zakupowy i pomoże w optymalizacji kosztów.

Agregacja wolumenu zamówienia, opublikowanie zapytania ofertowego w celu rozeznania oferty rynkowej, negocjowanie cen z dostawcami na elektronicznych aukcjach zakupowych to rzeczy, po które zawsze warto sięgać, szukając oszczędności dla firmy.

Bądź na bieżąco z blogiem Aleo i przełącz się na program oszczędzania dla firmy.

1 Źródło: Deloitte.