Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Jak kupować usługi prawne dla firmy?  

Jak kupować usługi prawne dla firmy?

Na rynku znajdziemy ofertę dużych kancelarii (tzw. panelowych) i tych mniejszych, a w każdej z nich usługi świadczone w różnym zakresie przez specjalistów z wielu dziedzin. Jak dopasować ofertę usług prawnych do potrzeb naszej firmy?

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • jak nawet mniejsze firmy mogą korzystać z obsługi prawnej
  • czy warto opublikować zapytanie ofertowe o obsługę prawną
  • jakie są sposoby rozliczeń za pracę firmy prawniczej

Bardzo dobrych, dużych kancelarii jest w Polsce nawet kilkadziesiąt, z czego pierwszych kilkanaście pozycji to znane, światowe marki. Firmy te zajmują się w większości dużymi, zróżnicowanymi sprawami, o wysokim ryzyku reputacyjnym. Na szczęście w mediach znajdziemy różnego rodzaju rankingi firm prawniczych (np. w Rzeczpospolitej czy Gazecie Prawnej), które podpowiedzą nam, które podmioty warto wziąć pod uwagę.

Czy polskie firmy potrzebują prawników?

Z raportów wynika, że średnio tylko 40% polskich firm korzysta z obsługi zewnętrznych kancelarii prawnych. Najczęściej, bo prawie w 70% przypadków, po takie wsparcie sięgają duże spółki, zatrudniające do 250 pracowników. Nierzadko przedsiębiorstwa te mają po prostu wyodrębniony w strukturze organizacji wewnętrzny dział prawny. Po drugiej stronie znajdują się mniejsze firmy (zatrudniające do 49 pracowników), wśród których już tylko 38% korzysta z porad prawnych. Z małych przedsiębiorstw zaledwie 4% ma dział prawny1.

Wskaźnik pokazujący dostępność usług prawnych dla polskich obywateli wynosi dzisiaj 100. 100 specjalistów z uprawnieniami adwokata lub radcy prawnego przypada na 100 tys. mieszkańców Polski. Pod tym względem wypadamy gorzej na tle innych krajów Unii Europejskiej, gdzie wskaźnik ten wynosi 160,7. W Polsce planuje się podniesienie tego wskaźnika do poziomu 185 do roku 20202.

Często firmy rezygnują z obsługi prawnej, bojąc się kosztów związanych z tym rodzajem usług. Oszczędności mogą być pozorne i nieść ze sobą potencjalne ryzyko dla naszego przedsiębiorstwa, bo konsekwencje finansowe, jakie mogą dotknąć firmę w przypadku kłopotów prawnych, będą o wiele bardziej dotkliwe.

Jak podkreślają eksperci, usługi prawne, ich zakres, forma współpracy z kancelarią mogą zostać świetnie dopasowane do potrzeb naszej firmy, więc nawet właściciele mniejszych przedsiębiorstw mogą sobie zapewnić minimum wsparcia ze strony radcy prawnego. 

Zwłaszcza firmy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw obawiają się dodatkowych kosztów związanych z korzystaniem z usług firmy prawniczej. Niepotrzebnie, bo to naprawdę elastyczne rozwiązania, które możemy dopasować do naszych potrzeb i kieszeni. Co więcej, w wielu sytuacjach wsparcie radcy prawnego może uchronić firmę przed poważnymi konsekwencjami finansowymi.

Paweł Orzełek, Starszy Kupiec, Departament Zakupów i Zarządzania Dostawcami w ING Banku Śląskim.

Oszczędzaj z procesem zakupowym

Rozeznaj się w ofercie rynkowej, wysyłając zapytanie ofertowe do wybranych kancelarii (posiłkuj się rankingami kancelarii lub katalogiem firm, zawsze warto zatroszczyć się
o odpowiednie środowisko konkurencyjne).

Spisz dokładną specyfikację, w której opiszesz rodzaj problemu, rezultat, jakiego oczekujesz i termin na rozwiązanie sprawy lub w przypadku długoterminowej współpracy, zakres przedmiotu, jakim miałby zająć się prawnik.

Poproś o referencje dotychczasowych klientów i zapytaj o aktualne podmioty, z którymi współpracuje kancelaria. Dobre opinie sprzed 5 lat, nie muszą oznaczać, że firma wciąż trzyma ten poziom usług. Co więcej, możemy także rozeznać się w sprawach z interesującego nas zakresu, czy firma zajmowała się tego typu zagadnieniami i z jakim skutkiem.

Unikaj podawania w specyfikacji informacji poufnych. Jeśli mimo wszystko firma prawnicza poprosi o bardziej dokładny opis sprawy, rozpatrz zawarcie umowy poufności – NDA (ang. non-disclosure agreement).

Już na etapie wysyłania zapytania ofertowego możesz też wskazać konkretny sposób rozliczenia i poprosić dostawcę o wycenę usług w oparciu o ten model. Jak Twoja firma może rozliczać się za usługi prawne?

  • ryczałt (flat-rate) – to najlepszy sposób na kontrolę kosztów. Gdy zakres prac prawnika może być przez nas dokładnie określony (np. rozwiązanie konkretnej sprawy, zasięgnięcie porady prawnej, wykonanie prawnego audytu lub zaopiniowanie jakichś dokumentów), ryczałt jest optymalną formą rozliczenia.
  • wycena godzinowa (time&material) – gdy trudno nam oszacować zakres prac, bardziej opłacalne będzie ustalenie stawki godzinowej. Co prawda taka wycena jest mniej przejrzysta, bo trudniej nam określić liczbę godzin i tym samym zaplanować koszty. Pewną gwarancją efektywności i zabezpieczeniem może być wtedy tzw. cap fee, czyli ustalenie maksymalnej granicy wynagrodzenia.
  • success fee – to sposób na dodatkową motywację dla prawnika. Oprócz podstawy wynagrodzenia możemy ustalić, że jeśli kancelaria wywalczy dla nas wysokość przedmiotu sporu, na jakiej nam zależało, otrzyma wtedy od niej procent.

Gdy już wybierzemy oferty najlepiej odpowiadające naszym potrzebom, możemy przejść do negocjowania warunków cenowych na aukcji zakupowej. Łatwiej będzie to nam zrobić drogą elektroniczną, np. z pomocą platformy zakupowej Aleo. Czy wiesz, że firmy oszczędzają na takich aukcjach średnio nawet 30% ceny i 50% więcej czasu niż w przypadku tradycyjnych przetargów?

Z wybraną firmą zawieramy umowę lub wychodzimy od podpisania listu intencyjnego, w którym opisujemy uzgodnione warunki współpracy.

Rozwiązania dobre dla każdej firmy

Chociaż opisane procesy w większej mierze odnoszą się do większych przedsiębiorstw, o złożonej strukturze, także właściciele firm z sektora MSP powinni w nich znaleźć korzyść dla siebie. Wielu przedsiębiorców zatrudnia radcę prawnego choćby w wymiarze kilku godzin tygodniowo, podpisując umowę o stałej współpracy.

Większy zakres prac jest wtedy rozliczany wg ustalonej stawki godzinowej, najczęściej wyższej niż w przypadku liczby godzin ujętych w umowie. Zatrudniając prawnika na stałe, chociażby w wymienionym, niewielkim wymiarze czasu zyskujemy gwarancję jego dyspozycyjności.

Niektóre firmy oferują także abonamenty prawne. To pakiet usług skierowany głównie do mniejszych i średnich przedsiębiorstw zapewniający stałą pomoc prawną w zakresie działalności prowadzonej przez firmę. To bezpieczne i wygodne rozwiązanie, najczęściej rozliczane w formie ryczałtu.

Więcej dobrych praktyk zakupowych szukaj w bieżącej lekturze naszego bloga. Twoja firma ma prawo zyskiwać.

 

Raport Obsługa prawna firm 2014, zrealizowany na zlecenie DGP i Wolters Kluwer Polska, 2014.

R. Sowiński, T. Sęk, Prawniczy boom będzie trwał, http://archiwum.rp.pl/artykul/1244134-Prawniczy-boom-bedzie-trwal.html [23.10.2015].