Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
 

Jak kupować z zyskiem paliwo dla firmy?

W naszym artykule rozpatrzymy 2 przypadki: zakup paliwa z użyciem kart flotowych oraz zakup paliwa do zbiornika położonego na terenie firmy.

Oczywiście oba przypadki mogą także występować jednocześnie. Aby stwierdzić, który sposób zakupu paliwa dla firmy będzie dla nas najkorzystniejszy, sięgnijmy po prostą analizę.

Po pierwsze: określ zapotrzebowanie

Jeżeli do tej pory nie korzystaliśmy z rozwiązań flotowych, oszacowanie zapotrzebowania będzie nieco trudniejsze. Możemy do zagadnienia podejść na kilka sposób:

  1. Zsumować ilość zatankowanego paliwa, analizując faktury za ostanie 12 miesięcy.
  2. Sprawdzić przebieg aut również za ostatnie 12 miesięcy i pomnożyć go przez średnie zużycie paliwa (większość samochodów posiada komputery pokładowe, które obliczają ten parametr), a następnie podzielić przez 100. Czynność należy przeprowadzić dla każdego samochodu.
  3. Oszacować miesięczne zużycie paliwa dla auta i przemnożyć przez 12. Alternatywnie można przyjąć, że auto firmowe – w zależności od intensywności wykorzystania – miesięcznie konsumuje średnio:
    – ok. 40 l dla niewielkiego wykorzystania,
    – 60 -70 l dla średniego wykorzystania
    – oraz 100-120 l dla dużego użycia.
    Podane współczynniki dotyczą samochodów osobowych. W przypadku aut dostawczych i ciężarowych współczynniki będą odpowiednio większe.

Pamiętajmy o tym, żeby oddzielnie policzyć zużycie oleju napędowego (diesel) oraz etyliny.

Jeżeli korzystamy już z kart flotowych, to prawdopodobnie nasz obecny dostawca jest nam w stanie dostarczyć odpowiedni raport.

W przypadku zakupu paliwa do zbiornika też należy określić zapotrzebowanie oraz dodatkowo podać pojemność zbiornika oraz częstotliwość dostaw. Tutaj najbardziej pomocna będzie analiza faktur. Sumując wielkość dostaw, określimy wolumen natomiast ilość faktur powinna być wyznacznikiem częstotliwości dostaw.

Warto o tym pamiętać, o ile nas dotyczy – np. dla gospodarstw rolnych będzie to okres prac polowych. Poinformujmy o tym dostawcę – to dla niego cenna informacja.

Jak negocjować cenę zakupu paliwa?

Bardzo istotne jest to, że w przypadku zakupu paliw nie negocjujemy ceny jako takiej, ale rabat od aktualnych cen.

Cena przy zakupie paliwa z kartą flotową

I tak w przypadku kart flotowych będzie to groszowy rabat od aktualnej detalicznej ceny sprzedaży na stacji benzynowej. Przy czym ceny na stacjach różnią się od siebie dość znacznie.

Ma to dla nas dość istotne znaczenie ponieważ prawdopodobnie znaczna część tankowań odbywa się w bezpośredniej bliskości naszej firmy. Warto to uwzględnić i wynegocjować specjalny (dodatkowy) rabat na tej konkretnej stacji lub w przypadku firmy posiadającej kilka oddziałów – na kilku stacjach należących do tego samego koncernu.

Warto skorzystać z internetowej wyszukiwarki, która pokaże stacje paliw na trasach pokonywanych przez służbowe samochody, np. http://www.stacjebenzynowe.pl/search_stacje.php.

W przypadku firm o dużej konsumpcji paliwa możliwe jest ustalanie rabatu dla rozwiązań kart paliwowych – ale od cen hurtowych, nie detalicznych.

Cena przy zakupie paliwa do zbiornika

W tym przypadku będziemy negocjować rabat złotowy od tony zakupionego paliwa. Tutaj bazą do obliczania naszych cen będzie rynek hurtowy:

http://www.lotos.pl/144/dla_biznesu/hurtowe_ceny_paliw

http://www.orlen.pl/PL/DlaBiznesu/HurtoweCenyPaliw/Strony/default.aspx

Co jeszcze warto wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy kart flotowych?

Przy wyborze dostawcy kart flotowych oprócz ceny powinny decydować także inne czynniki:

– ilość i rozmieszczenie stacji paliw
Co nam przyjdzie z okazałego rabatu, jeżeli dostępność stacji paliw dostawcy jest niewielka? Na tym rynku operują tez integratorzy. Takie rozwiązanie oferuje nam bardzo dużą elastyczność, ponieważ możemy tankować na znacznie większej ilości stacji, jednak już za cenę mniejszego rabatu.

– obsługa rynków zagranicznych
To informacja przydatna zwłaszcza wtedy, gdy planujemy wyjazdy poza granice kraju.

– wysokość oferowanego rabatu na paliwo

– dodatkowe rabaty
Jak myjnie, artykuły eksploatacyjne, itp.

– dostęp do platformy lub systemu analizującego zużycie
Dzięki takim rozwiązaniom monitoring zużycia i zapotrzebowania na paliwo w firmie będzie łatwiejszy. Z pomocą takiej usługi możemy też otrzymywać faktury zbiorcze, co na pewno odciąży nasz dział księgowości.

Jakie oszczędności przynosi zoptymalizowany zakup kart flotowych?

Wybór odpowiedniego dostawcy pozwoli nam na realizowanie niewielkich oszczędności przy każdym tankowaniu. Np. dla firmy posiadającej 50 samochodów osobowych w ciągu roku przy intensywnym wykorzystaniu może to być kwota w granicach 5 000 – 6 000 zł.

Oszczędność wynikająca ze zmniejszenia ilości faktur należy oszacować dla każdej firmy osobno, ponieważ koszt obsługi faktury jest inny. Można jednak przyjąć, że „klasycznie” przy 50 autach tankujących 2-3 razy w miesiącu mielibyśmy około 1200 dokumentów.

Przy założeniu dwóch zbiorczych faktur miesięcznie w przypadku rozwiązania flotowego mamy rocznie 24 faktury, czyli 50 razy mniej.

Specjaliści z ING Księgowość wyceniają szacunkowy koszt księgowania jednego dokumentu na około 2-3 zł. Zmniejszenie ilości faktur spowoduje więc realną oszczędność w procesie księgowania w kwocie około 2 500-3 000 zł. Sumując obydwie wartości, zbliżamy się do kwoty 8 000 – 9 000 zł rocznie. Jak widzimy, dobrym pomysłem jest też zasięgnięcie opinii specjalistów.

Co warto wziąć pod uwagę przy zakupie paliwa do zbiornika?

Przy zakupie hurtowym pamiętajmy o wyborze rzetelnego dostawcy. Obrót paliwami niestety jest przedmiotem wyłudzeń podatkowych, które mimo naszej dobrej woli mogą dotknąć naszą organizację. Dlatego warto sprawdzić czy nasz dostawca posiada kaucję gwarancyjną. Można to zrobić za pośrednictwem wyszukiwarki na stronach Ministerstwa Finansów

Duży wpływ na uzyskany rabat będzie też miał termin zapłaty i kondycja finansowa naszej organizacji. Im szybsza zapłata i im pewniejsza jej terminowość, tym większy rabat możemy otrzymać.

Kolejnym czynnikiem kształtującym poziom rabatu jest też wielkość i częstotliwość dostaw. Najkorzystniejsze z punktu optymalnej ceny będzie realizowanie dostaw całopojazdowych (wynajmujemy całą cysternę) – to ogranicza koszty np. transportu po stronie dostawcy.

Podsumowując – warto obniżać koszty w kategorii zakupu paliw nie tylko przez negocjacje cen, ale też dzięki zoptymalizowaniu procesu obsługi faktur.