Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Jak napisać dobre zapytanie ofertowe?  

Jak napisać dobre zapytanie ofertowe?

Jeżeli zastanawiałeś się kiedyś, jak zwiększyć jakość otrzymywanych od dostawców ofert, odpowiedź jest prosta: opublikuj dokładne zapytanie ofertowe.

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • dlaczego warto zebrać większy wolumen zamówienia
  • jak napisać dokładną specyfikację zamówienia
  • dlaczego warto skorzystać z elektronicznego zapytania ofertowego

O tym, jak ważnym narzędziem w pracy kupca jest zapytanie ofertowe, pisaliśmy już w poprzednich artykułach. Wychodząc na rynek z zapytaniem, badamy ofertę rynkową, zachęcamy do większej konkurencyjności naszych dostawców i precyzyjnie nakreślamy  nasze oczekiwania względem produktu i usługi.

Poniżej przedstawiamy najlepsze praktyki w tworzeniu zapytań ofertowych.

Większy wolumen

Postaraj się zagregować zapotrzebowanie z całej organizacji. Większy wolumen w zapytaniu ofertowym to lepsza karta przetargowa w negocjacjach z dostawcami.

Przydatna będzie tutaj analiza bieżących i przeszłych wydatków celem zaplanowania kolejnych zakupów. Ważne, aby nie był to zakup jednorazowy! Dzięki planowaniu procesu zakupowego, będziemy w stanie zmaksymalizować zapotrzebowanie i podnieść wartość zamówienia.

Skonsolidowanie zapotrzebowania, czyli ujednolicenie modeli komputerów, telefonów czy próba ograniczenia liczby rodzajów opakowań, zwiększy wolumen zamówienia, dając ci mocną kartę w negocjacjach i szansę na wygenerowanie większych oszczędności.

Dokładna specyfikacja

Opis przedmiotu zapytania ofertowego może być wąski lub szeroki, dotyczyć produktu lub usługi, ale jedno jest pewne – powinien być. Specyfikacja, dostarczana kupcom zazwyczaj przez klientów wewnętrznych firmy, stawia jasne oczekiwania wobec ofert dostawców. Załączmy do niej także rysunki techniczne, schematy, przeznaczenie lub sposób użycia, itd. Im dokładniejszy opis zamówienia, tym bardziej adekwatnych propozycji możemy się spodziewać.

Przy tworzeniu specyfikacji ważna jest współpraca kupca z działem zgłaszającym zapotrzebowanie. Po drugiej stronie mamy eksperta, który najlepiej zna się na obszarze swojej specjalizacji, ale możemy doradzać klientowi wewnętrznemu optymalizację zamówienia w oparciu o informacje płynące z rynku lub od dostawców. Chodzi o wsparcie, pamiętajmy, że ostatecznie to nie my będziemy korzystali z przedmiotu zapytania.

W trakcie pisania specyfikacji warto zastanowić się też nad kwestią dostosowania jakości surowców lub produktów do naszych realnych potrzeb. Często wymagania wewnętrznych klientów firmy są zawyżone, ich realizacja nie zawsze jest produkcyjnie opłacalna i może generować w efekcie większe koszty.

Dobrze napisana specyfikacja gwarantuje otrzymanie ofert zawierających oczekiwane przez nas informacje. Nie ma nic gorszego w pracy kupca, niż przeglądanie wielu niepełnych ofert i ponowny kontakt z dostawcami w celu doprecyzowania brakujących danych.

Kryteria wyboru

Odpowiedni dobór kryteriów oceny jest kluczowy dla zapewnienia transparentnego przetargu. Ich opis jest czymś więcej niż specyfikacja, oprócz wytycznych dotyczących ceny może zawierać także inne warunki biznesowe (ujęcie w cenie serwisu, terminy płatności, dodatkowe koszty logistyczne, dostępność próbek przed podjęciem decyzji, gwarancję, itd.) lub formalne (odpis z KRS, poświadczenia, certyfikaty, stosowane standardy, itd.). W zapytaniu ofertowym zawieramy te najbardziej dla nas kluczowe.

Co ważne, kryteria wyboru powinny być możliwe do skwantyfikowania (np. liczba referencji), właśnie dla przeprowadzenia rzetelnego postępowania zakupowego.

Odpowiedni partnerzy

Kryteria wyboru oferty dotyczą w głównej mierze dostawcy, naszego przyszłego partnera biznesowego, od którego będzie w pewnej mierze zależeć sukces organizacji. Jego rzetelności, wymogu wpisania do KRS, zaświadczenia o karalności, profilu działalności, dobrej sytuacji finansowej, itd. Poza tym nasi potencjalni biznesowi partnerzy powinni być nie tylko wiarygodni – także liczni.

Jeżeli korzystasz z platform zakupowych, możesz opublikować zapytanie zamknięte, skierowane tylko do aktualnych dostawców, lub otwarte – zaadresowane do szerokiego grona (np. ogółu użytkowników takiej platformy), ale pamiętaj, że im większa liczba podmiotów zaproszonych do przetargu, tym silniejsze oddziaływanie środowiska konkurencyjnego i szansa na najkorzystniejszą ofertę. Warto zaadresować zapytanie także do byłych dostawców – możliwe, że obecność innych firm podziała na nich mobilizująco.

Czas do namysłu

Odpowiedni dobór czasu wyznaczonego dostawcom na składanie ofert przełoży się na ich wyższą jakość. Przy skomplikowanych zapytaniach, dużych wolumenach i długich okresach współpracy dostawcy muszą przeliczyć swoją ofertę. Pośpieszanie ich działa na naszą niekorzyść. Zalecamy co najmniej tydzień na zebranie propozycji od potencjalnych kontrahentów.

Jeżeli zależy ci na czasie, być może oznacza to, że nieprawidłowo zaplanowałeś pokrycie zapotrzebowania w firmie. Pamiętaj, dobry kupiec nie działa reaktywnie – pośpiech, chęć nagłej realizacji zakupów osłabi twoją siłę negocjacyjną (sprawdź, jaka jest rola kupca w firmie). Planowanie wolumenu powinno być odrębnym tematem, jednak w tym artykule przypomnimy jedynie, że kupiec czasem musi kupić produkty na tzw. spocie, żeby zabezpieczyć dostęp do surowców np. w przypadku zwiększonej produkcji. W takich sytuacjach przydaje się kluczowa kompetencja kupców, jaką jest planowanie. 

można też on-line

Zapytanie ofertowe powinno być także elektroniczne (eRFX). Forma internetowego narzędzia realizuje wszystkie wymienione wyżej założenia i dodaje kilka nowych, dobrych rozwiązań.

Łatwiej skorzystać z elektronicznego formularza dostępnego na Aleo niż tworzyć od nowa arkusz kalkulacyjny lub dokument tekstowy, a następnie przesyłać go dostawcom. Mechanizmy walidacji nie przepuszczą niekompletnego zapytania, a do treści możemy załączyć dodatkowe pliki (np. rysunki techniczne uzupełniające specyfikację).

Jeżeli oferty złożone przez firmy na etapie przetargu nie są dla nas wystarczające, możemy dopytać naszych kontrahentów o interesujące nas kwestie szybko i bezpłatnie – w kanale on-line. Zawsze zostaje jeszcze opcja zorganizowania tzw. dogrywki, do której możemy doprosić także nowych oferentów.

Dobór dostawców również wydaje się być łatwiejszy on-line, gdyż już na etapie publikowania zapytania mamy podgląd ocen interesujących nas firm. Dzięki temu pomijamy wstępny proces weryfikacji kontrahentów – ci zostali już sprawdzeni w trakcie włączania do bazy danych w serwisie. W dodatku zapytanie możemy opublikować dla wszystkich użytkowników platformy zakupowej lub zaadresować je do wybranego grona (w tym do firm niezarejestrowanych jeszcze na Aleo – wystarczy wpisać adresy e-mail).

Na szczęście elektroniczne zapytanie ofertowe na Aleo to nie tylko nowoczesne narzędzie. To przede wszystkim tworzący je ludzie. W razie pytań zawsze możesz tutaj liczyć na wsparcie zespołu ekspertów.