Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Jak optymalizować czas i koszt zakupów firmowych: strategie negocjacyjne (cz. III)  

Jak optymalizować czas i koszt zakupów firmowych: strategie negocjacyjne (cz. III)

Gdy już wiemy co i kiedy kupować, możemy przejść do ustalenia strategii negocjacyjnych dla wyodrębnionych grup asortymentowych, czyli odpowiedzenia sobie na pytanie: jak kupować.

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • jak optymalizować koszt zakupu w różnych segmentach wydatków
  • dlaczego tak ważne jest budowanie bazy dostawców
  • dlaczego optymalizacja powinna dotyczyć całego procesu produkcji, nie tylko ceny zakupu

Poprzednie artykuły dotyczyły bardziej optymalizacji czasu pracy kupca, w dzisiejszym skupimy się już na redukcji kosztów zakupu w poszczególnych kategoriach zakupowych.

Zyskaj na czasie

Na przykład z umową ramową. Taki kontrakt porządkuje organizację procesu zakupowego dzięki określeniu warunków dostaw i zamówień. Z umową ramową nasza firma zyskuje gwarancję dostaw, a dostawca zabezpieczenie produkcji na czas jej trwania. Po stronie kupca lub klienta wewnętrznego zostaje wtedy jedynie renegocjacja warunków współpracy przy wygaśnięciu kontraktu lub zmianie wolumenu zamówienia (np. zamawiamy więcej lub mniej, niż jest to określone w umowie).

Specjaliści z Aleo zalecają najczęściej roczne umowy ramowe (oczywiście okres trwania takiego kontraktu także zależy od kategorii asortymentowej – pamiętaj, że często wydłużenie czasu współpracy skutkuje przedstawieniem przez dostawcę bardziej korzystnych warunków biznesowych). Porządkują one zaplanowane procesy zakupowe i jednocześnie dają większe pole do optymalizacji przy renegocjacji warunków współpracy.

Wykorzystaj specyfikację kategorii asortymentowych

Zgodnie z ustalonym harmonogramem prac prowadzimy proces zakupowy. W zależności od kategorii zakupowych negocjujemy w inny sposób, czasem mając za priorytet obniżenie ceny, innym razem dostarczenie najwyższej jakości materiału lub zapewnienie ciągłości i kompatybilności w procesie produkcyjnym.

Produkty strategiczne (A)

Oszczędności rzędu nawet procenta mogą przynieść firmie duży zysk. Przy czym w tej kategorii niełatwo oszczędzać, produkty te to najczęściej surowce, obciążone wysokim ryzykiem dostaw i kluczowe dla ciągłości działania przedsiębiorstwa. Dlatego pożądaną strategią zakupową w tej kategorii jest przede wszystkim bliska współpraca ze starannie wybranymi dostawcami (stąd określenie negocjacje relacyjne).

Jeśli wyrabiamy normę zużycia surowca, możemy spróbować negocjacji lepszych warunków cenowych przy zwiększonym zamówieniu. Wiemy, że nawet niewielkie cięcie kosztów może nam się opłacać.

Czasem warto sięgnąć także po cost breakdown, czyli rozłożyć koszt zamówienia na części pierwsze. Może okazać się, że na cenę surowca u naszego partnera biznesowego ma wpływ technologia używana do jego produkcji, która u konkurencyjnego dostawcy jest bardziej efektywna.

Produkty-dźwignie (B)

Pomimo tego, że kategoria ta nie jest obarczona dużym ryzykiem dostaw, zwłaszcza tutaj powinniśmy zadbać o budowanie szerokiej bazy dostawców, bo bardziej konkurencyjne środowisko pozwoli negocjować lepsze ceny produktów/usług.

W tej kategorii możliwa jest też standaryzacja produktów i konsolidacja w celu zwiększenia wolumenu zamówienia. Przez to są właśnie nazywane produktami-dźwigniami, bo przy małym ryzyku dostaw oszczędności w tym obszarze są w stanie realnie wpływać na wynik finansowy przedsiębiorstwa.

Przydatne w optymalizacji kosztów w tej kategorii są zwłaszcza elektroniczne narzędzia zakupowe, takie jak zapytania ofertowe i aukcje zakupowe. Pierwsze pozwalają zorientować się w ofercie rynkowej (poziomie cen, dostępnych rozwiązaniach i bazie dostawców), drugie negocjować warunki cenowe z wybranymi już partnerami biznesowymi.

Wąskie gardła (C)

Tutaj z kolei niełatwo o oszczędności ze względu na wysokie ryzyko dostaw. Ten czynnik powoduje, że kupiec nad negocjowanie ceny powinien przełożyć zapewnienie ciągłości dostaw.

W dłuższej perspektywie czasu może on pokusić się o znalezienie nowych dostawców (w tym także ze światowych rynków). Większa konkurencja pozwoli negocjować lepsze warunki cenowe. Najważniejsze jest przedstawienie się dostawcy w taki sposób, aby współpracę z nami odebrał jako korzystną (np. gwarancja wolumenu, marka firmy, poszerzenie zamówienia o kolejne aspekty z oferty dostawcy czy ustalenie długiego okresu współpracy.)

Produkty standardowe (D)

Niewielkie znaczenie dla ciągłości działania czy wyniku finansowego firmy nie wyklucza szukania oszczędności także w tym segmencie. Wprawny kupiec wykorzysta każdą szansę zoptymalizowania procesu zakupowego.

Możesz więc spróbować redukcji kosztów zgodnie z dobrymi praktykami zakupowymi (np. zwiększenie wolumenu, standaryzacja zamówienia) – ale dopiero po zajęciu się poprzednimi kategoriami asortymentów. Najczęściej dąży się do outsourcingu obsługi tych kategorii asortymentowych. Np. jeżeli potrzebujesz artykułów biurowych, zamawiasz je przez portal dostawcy, a Twoja rola na dalszych etapach zaopatrzenia ogranicza się do negocjowania kontraktu ramowego (np. raz w roku).

W każdej kategorii ważny jest także ciągły rozwój i optymalizacja procesu produkcji. Dzięki dobrej komunikacji wewnętrznej w firmie (współpracy różnych działów) i ciągłej analizie rozwiązań pojawiających się na rynku, możemy np. znaleźć bardziej wydajną maszynę produkcyjną lub zastąpić składnik naszego produktu innym, równie dobrym, ale jednak tańszym w pozyskaniu.

To już ostatni z serii artykułów dotyczących optymalizacji czasu w zakupach firmowych, ale pojawią się inne, równie ciekawe tematy. Lektura bloga Aleo popłaca.