Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Jak optymalizować czas zakupów firmowych: harmonogram prac (cz. II)  

Jak optymalizować czas zakupów firmowych: harmonogram prac (cz. II)

Po wprowadzeniu segmentacji naszych firmowych wydatków możemy przejść do kolejnego kroku w procesie optymalizacji czasu i kosztów w zakupach firmowych. Sprawdźmy, kiedy kupować.

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • dlaczego warto sprawdzić obowiązujące umowy z dostawcami
  • jak ustalić priorytety dla prac nad segmentami zamówień
  • dlaczego w pracach warto ująć wszystkie segmenty zamówień

W poprzednim artykule dowiedzieliśmy się, co kupować. Kategorie wydatków podzielone zgodnie z macierzą Kraljica wskazały nam, które produkty są kluczowe dla działalności przedsiębiorstwa, które mają największy wpływ na nasze wyniki finansowe oraz które są obarczone największym ryzykiem dostaw.

Po przygotowaniu segmentacji wydatków możemy więc przejść do planowania harmonogramu prac.

Analiza umów z dostawcami

Sprawdzamy nie tylko okresy obowiązywania umów, także przewidywane okresy ich wypowiedzeń. W przypadku braku takich dokumentów możemy przeanalizować dane historyczne dotyczące zapotrzebowania, okresy wzmożonej pracy przedsiębiorstwa i na tej podstawie ustalić czas postępowań zakupowych.

Analizę umów zacznij od najważniejszej kategorii wydatków, tj. produktów strategicznych (A). Potem weź na warsztat produkty-dźwignie (B) i wąskie gardła (C).

Produkty z grupy D, choć mają małe znaczenie dla finansów firmy, także są możliwe do zaplanowania (np. zakup wody dla pracowników czy zaopatrywanie w artykuły biurowe). W tym segmencie znajdują się też zakupy okazjonalne (np. wyjazd służbowy lub catering zamówiony na spotkanie biznesowe). Tymi kategoriami zajmujemy się na końcu i zazwyczaj dążymy do przeniesienia możliwie dużej części procesu obsługi tych asortymentów na stronę dostawcy.

Ustalenie priorytetów zamówień

Planujemy działania zakupowe związane z kosztami z kategorii A w ujęciu rocznym. Bierzemy pod uwagę czas trwania umowy i okres jej wypowiedzenia.

W naszym harmonogramie uwzględniamy nie tylko terminy kolejnych zamówień, także poszczególne etapy postępowań zakupowych i wdrożenia produktów w firmie (np. faza testów produkcji kremów w przypadku naszej firmy kosmetyczno-farmaceutycznej). Bierzemy więc pod uwagę terminy publikacji i wygaśnięcia zapytania ofertowego, zapisujemy daty spotkań w celu negocjacji z dostawcami. Patrzymy na rozłożenie produkcji i zamówień w czasie, unikamy gorących okresów(np. koniec roku kalendarzowego ze względu na podsumowania finansowe lub zamykanie budżetów).

Pomocne może okazać się tutaj poszerzenie wcześniej przygotowanego statusu obowiązujących umów o nazwy dostawców. Może okazać się, że dla pewnych kategorii mamy kilku dostawców lub ten sam partner biznesowy zaopatruje nas w kilku kluczowych kategoriach. Taka wiedza będzie przydatna zarówno przy planowaniu harmonogramu prac (np. obciążenie tego samego dostawcy w jednym czasie w kilku kategoriach) lub przy negocjowaniu warunków cenowych (większe zamówienie to większa karta przetargowa).

Specjaliści z Aleo doradzają, aby nie prowadzić dla tego segmentu zbyt wielu procesów zakupowych jednocześnie, przez wzgląd na ich złożoność i ogromne znaczenie, jakie mają dla ciągłości działania firmy. Przy czym jeżeli w firmie funkcjonuje dział zakupów ze wsparciem category managerów, to są oni w stanie obsłużyć nawet większą ilość procesów.

Gdy mamy już zaplanowane strategie i działania zakupowe dla kategorii A, uzupełniamy pozostałe miejsca w naszym kalendarzu o procesy związane z produktami z kategorii B (opakowania kosmetyków, tubki, pojemniki, itd.) i następnie C (np. maszyny produkcyjne wraz z ich oprogramowaniem i serwisem). Weź pod uwagę to, że produkty będące wąskimi gardłami mają podwyższone ryzyko dostaw, więc chociaż rozpisujemy je dopiero po grupie A i B, to nie pomniejszamy znaczenia zamówień w tym obszarze. Musimy zapewnić ciągłość działania firmy.

Kategorię produktów standardowych (D) uwzględniamy na końcu. W przypadku zamówień na małe wolumeny bądź nieobjętych żadną długoterminową umową często zaspokajamy po prostu zgłaszane zapotrzebowanie lub planujemy zakup w oparciu o dotychczasowe zużycie. Najczęściej firmy zawierają umowy roczne i pozostawiają obsługę zapotrzebowania w tej kategorii asortymentowej swojemu dostawcy (np. zakup wody do biura czy artykułów biurowych, zamawianych przez portal dostawcy z wynegocjowanego katalogu). Outsourcing oszczędza czas kupca, którego działania ograniczają się wtedy tylko do negocjowania warunków umowy lub nawiązania współpracy z nowym dostawcą po wygaśnięciu kontraktu.

Uzupełnienie kalendarza prac

W przerwach pomiędzy prowadzeniem poszczególnych procesów zakupowych kupiec znajduje czas na zaspokajanie zgłaszanego na bieżąco zapotrzebowania lub wspieranie innych jednostek w firmie przy optymalizacji przedmiotu zamówień (więcej o roli kupca w firmie).

W swoim kalendarzu uwzględnij też koniecznie czas na lekturę kolejnej, ostatniej części artykułu. Z tekstu dowiesz się, jakie strategie negocjacyjne zastosować w przypadku poszczególnych grup produktów.