Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Jak optymalizować czas zakupów firmowych: segmentacja (cz. I)  

Jak optymalizować czas zakupów firmowych: segmentacja (cz. I)

Czas to pieniądz – przyzna każdy specjalista zajmujący się zakupami firmowymi. Z naszego artykułu dowiesz się, jak efektywnie zarządzać czasem (a więc i kosztami) procesu zakupowego w swoim przedsiębiorstwie. 

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • do czego potrzebny będzie Ci proaktywny kupiec
  • jak przystąpić do optymalizacji czasu w procesie zakupowym
  • co oznaczają „wąskie gardła” w kategoriach wydatków

Na optymalizację czasu i wydatków w zakupach firmowych możesz wpłynąć za pomocą:

  • proaktywnej, inicjującej pracy kupca (działu zakupowego)
  • segmentacji kategorii kosztowych w przedsiębiorstwie
  • uporządkowania procesu z harmonogramem prac
  • dźwigni zakupowych (więcej o dobrych praktykach zakupowych).

Kupiec na czasie – dobry kupiec

W jednym z artykułów tłumaczyliśmy, jak ważna jest rola kupca w firmie. Rozróżniliśmy wtedy funkcje bierną i czynną, proaktywną.

Bierny kupiec sprowadza się często do realizacji usług zaopatrzenia w firmie. Jego działania są reaktywne, tj. zaspokaja on potrzeby, gdy te się pojawiają – bez planowania, bez strategii zakupowej. Nieprzemyślany zakup często jest gorszej jakości i generuje większe koszty.

Proaktywny kupiec planuje i inicjuje procesy zakupowe. Zależy mu zarówno na optymalizacji kosztów zakupów firmowych jak i usprawnieniu całego procesu (w tym skróceniu czasu jego trwania).

Aktywny dział zakupów ma realny wpływ na kreowanie polityki zakupowej, może np. zarządzić konsolidację w jakiejś kategorii kosztowej dla wynegocjowania lepszych warunków handlowych z dostawcą.

Optymalizacja czasu w procesie zakupowym

Proces zakupowy łatwiej będzie ci zaplanować, gdy określisz strukturę wydatków firmowych i sklasyfikujesz dostawców swoich produktów i usług.

Przygotuj segmentację kategorii zakupowych, w których zawiera się nasze zapotrzebowanie (wraz z wolumenem przyszłego zamówienia). Pomocnym narzędziem będzie tu macierz Krajlica, która, w zależności od tego, jaki wpływ ma dany zakup na wynik finansowy firmy oraz tego, jakie ryzyko wiąże się z jego dostawami (zastępowalność dostawcy), podzieli koszty na 4 grupy:

A – produkty strategiczne

B – produkty-dźwignie

C – wąskie gardła

D – produkty standardowe

Macierz Kraljica wykorzystywana w zakupach firmowych.

Wynik analizy zależy od profilu działalności przedsiębiorstwa i założeń samego kupca, bo to on podejmuje decyzję o zaklasyfikowaniu kosztu do tej, nie innej kategorii. Przyjrzyjmy się więc poszczególnym grupom produktów, biorąc pod uwagę zakupy w firmie X, działającej w branży kosmetyczno-farmaceutycznej.

Kluczowe dla działania przedsiębiorstwa

Produkty z grupy A w przypadku naszej firmy to będą strategiczne… surowce. Ekstrakty, gliceryna farmaceutyczna, alkohole, kompozycje zapachowe – czyli składniki naszych preparatów, materiały o zasadniczym znaczeniu dla ciąci procesu produkcji.

Wolumen zamówienia w tej kategorii jest największy, a czasy dostaw ściśle określone w czasie i kalendarzu kupca. Produkty strategiczne mają największy wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa (w naszej firmie tylko kilka procent oszczędności może przekładać się na miliony złotych), ale przez ich kluczowe znaczenie dla procesu produkcji, ograniczony rynek dostawców i małą ilość dostępnych substytutów są też obarczone najwyższym ryzykiem dostaw.

Pole do generowania oszczędności

Produkty-dźwignie, zwane też niekiedy konkurencyjnymi, są obszarem, w którym najłatwiej jest zbudować środowisko konkurencyjne dostawców, standaryzować kategorie wydatków i generować tym samym oszczędności. Na szczęście w parze z dużym wpływem na wynik finansowy firmy idzie małe ryzyko związane z dostawami. Znajdziemy tu tubki, słoiki, nakrętki, opakowania jednostkowe dla naszych kosmetyków, ale i zakup usługi ochrony, reklamy, artykułów BHP, a nawet, co ciekawe… energii elektrycznej.

Zakup prądu można by zaliczyć do grupy A, produktów strategicznych, bo przecież bez energii elektrycznej praca naszego przedsiębiorstwa stanęłaby. Ale zakup prądu dla firmy przez wzgląd na oszczędności, jakie może wygenerować (zwłaszcza na etapie zmiany dostawcy), bywa zaliczany właśnie do grupy B.

Uwaga na „wąskie gardła”

Produktami z kategorii C mogą być w naszej firmie maszyny do produkcji kosmetyków oraz ich serwis. To produkty (lub usługi), które nie mają na co dzień większego wpływu na wynik finansowy przedsiębiorstwa, ale za to wiąże się z nimi duże ryzyko dostaw przez wzgląd na prawdopodobnie niewielką liczbę dostawców.

To często produkty specjalistyczne, personalizowane, będące domeną niewielu firm na rynku, stąd wysiłek kupca, jaki musi włożyć w zapewnienie ciągłości dostaw.

Należy pamiętać też o tym, że decyzja o zakupie jednej maszyny definiuje wybór dostawców kolejnych elementów linii produkcyjnej – system musi być kompatybilny.

Standardowe, ale także warte wzięcia pod uwagę

Grupa D to obszar kosztów, który ma najmniejsze znaczenie na naszej siatce. Będą to np. usługi prawne świadczone okazjonalnie dla firmy, rachunek za catering na spotkaniu biznesowym z klientem, artykuły biurowe, itd. Ryzyko związane z dostawami jest tutaj małe, podobnie jak wpływ, jaki mają na wynik finansowy firm.

W kolejnych artykułach pokażemy, jak dzięki stworzeniu harmonogramu prac i stosowaniu dobrych praktyk zakupowych, możesz wygenerować oszczędności w wymienionych kategoriach oszczędności. Bądź na czasie, śledź bloga Aleo.