Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Infografika: Co liczy się przy zakupie usług drukarskich?  

Jak oszczędzać na zakupach usług drukarskich?

Żyjemy w czasach, kiedy rozwiązania internetowe zdają się wypierać z naszej rzeczywistości papier. Także w firmach da się zauważyć ograniczenie wydatków drukarskich dzięki elektronicznej komunikacji czy dzieleniu się materiałami on-line. Czy na pewno?

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • na jakie parametry zamówienia przy zakupie usług drukarskich warto zwrócić uwagę
  • jak zweryfikować potencjalnego dostawcę usług
  • dlaczego warto sięgać po dostawców z Dobrymi Praktykami Produkcyjnymi (GMP)

Opakowania i marketing. Te dwa obszary działalności przedsiębiorstw sprawiają, że polski rynek usług drukarskich wciąż rozwija się. Popyt na etykiety i materiały reklamowe przekłada się także  na szeroką ofertę potencjalnych dostawców.

Czy wiesz, na co powinieneś zwrócić uwagę przy wyborze usług drukarskich?

Gatunek papieru

Analizę zapotrzebowania na usługi drukarskie w swojej firmie rozpocznij od znajomości rynku papierniczego. Przydadzą ci się nazwy, producenci i dystrybutorzy papieru. Wiedza o gatunkach i ich specyfikacji pomoże ci uniknąć chociażby wyboru oferty, w której jakość przedmiotu zamówienia będzie zawyżona w stosunku do naszych potrzeb (tzw. over quality) lub która w ogóle nie będzie spełniała naszych wymagań.

Dlatego przed podjęciem decyzji pomocne może okazać się przesłanie próbki papieru lub tzw. proofu kolorystycznego (zgodnego z międzynarodową normą kolorystyczną) – zwłaszcza gdy zależy nam na estetyce wydruku i kolorach oddających obraz projektu graficznego opakowania lub reklamy.

Więcej informacji o gatunkach papieru i drukarskich dylematach znajdziesz na www.chochlikdrukarski.com.pl. Jeżeli chcesz dowiedzieć się czegoś także na temat materiałów reklamowych, sprawdź szkolenia organizowane przez Polską Izbę Artykułów Promocyjnych.

Wolumen zamówienia

Przejdźmy od jakości do ilości. Czy wiesz, że konsolidacja wolumenu zakupów jest jedną z dobrych praktyk zakupowych?

Sprawdź więc wielkość zapotrzebowania w swojej firmie i postaraj się możliwie zwiększyć wolumen, np. planując zakupy z wyprzedzeniem lub kumulując potrzeby wszystkich działów. Większe zamówienie będzie bardziej atrakcyjne dla potencjalnego kontrahenta, co pozwoli ci wynegocjować lepsze warunki współpracy. Spróbuj: poddaj analizie różne wolumeny w zapytaniu ofertowym i porównaj propozycje dostawców.

Agregacja opłaci ci się nie tylko ze względu na zwiększenie wolumenu. Ujednolicenie przez ciebie przedmiotu zamówienia (np. jeden gatunek papieru, jeden rodzaj  czy wielkość opakowania, itd.) muszą przynieść oszczędności.

Rzetelny dostawca

Obok ceny i innych warunków biznesowych ofertę tworzą także określone przez nas warunki formalne. Weźmy pod uwagę zaświadczenia i certyfikaty potwierdzające jakość wykonywanych produktów, rekomendacje dotychczasowych klientów, informacje o niekaralności, zobowiązaniach czy kondycji finansowej firmy. Sprawdźmy także warunki gwarancji produkcji, zwłaszcza przy zakontraktowanej współpracy lub dużym zamówieniu. To rękojmia zabezpieczenia zasobów, która pomoże ci w pomyślnym realizowaniu działań przez twoją firmę.

Powyżej pisaliśmy o możliwości otrzymania próbki papieru lub wydruku kolorystycznego. To także formy weryfikacji przyszłego dostawcy. Pamiętaj, że ewentualne koszty związane z projektowaniem grafiki lub realizacją zdjęć muszą pojawić się w kosztorysie. Może na etapie elektronicznej aukcji zakupowej będziemy w stanie wynegocjować lepsze warunki?

Na platformie Aleo już na poziomie publikowania zapytania ofertowego mamy możliwość podglądu zweryfikowanych przez serwis dostawców. Rozwiązanie pomaga oszczędzić w ten sposób czas, który musielibyśmy poświęcić na samodzielne sprawdzanie potencjalnych kontrahentów.

Koszty dostawy

Już na etapie zapytania ofertowego warto określić warunki i negocjować koszty dostaw. Czy oferta złożona przez kontrahenta obejmuje także transport? Czy ten jest np. zlecany firmie trzeciej?

Obok korzystnych warunków współpracy z partnerem biznesowym także centralizacja punktów dostarczenia towaru czy wspomniane wyżej skonsolidowanie wolumenu pomogą w redukcji wydatków logistycznych.

Techniki druku

Jeżeli korzystasz z druku offsetowego, przyjrzyj się metodom druku twojego dostawcy. Upewnij się, że stosuje on Dobre Praktyki Produkcyjne (ang. GMP – Good Manufacturing Practice) redukujące zużycie szkodliwego izopropanolu (IPA). Sektor małych i średnich przedsiębiorstw jest dodatkowo zachęcany do trzymania się proekologicznych standardów w ramach unijnych dopłat w projekcie „3 x Środowisko” (więcej informacji na www.3xsrodowisko.pl). Warto uświadomić potencjalnym i dotychczasowym partnerom biznesowym, że troska o środowisko może im się po prostu opłacić.

Oprócz technik druku, weź pod lupę także sposoby czyszczenia maszyn. Firmy często sięgają po zmywacze ropopochodne, które są zagrożeniem m.in. dla zdrowia i życia człowieka, który ma z nimi kontakt. Na szczęście wspomniane GMP podsuną twojemu dostawcy lepsze rozwiązania. Niech zyskuje firma, jej biznesowi partnerzy, pracownicy i całe otoczenie.

Czy potrzebny mi outsourcing?

Drukowanie w dużych ilościach, wydruki specjalistyczne lub w niestandardowym formacie zlecamy na zewnątrz, ale przecież nie wszystkie usługi drukarskie realizowane są poza firmą. Co w przypadku zwykłego druku dokumentów i związanego z tym zakupu drukarek, tonerów i papieru – czy i tutaj możemy jakoś zaoszczędzić? Sięgnijmy po analizę zakupowego dylematu „make or buy”, żeby stwierdzić, czy lepiej jest zaopatrzyć przedsiębiorstwo we własne zasoby, czy bardziej opłaci się wypożyczenie sprzętu i zlecenie jego obsługi (włącznie z uzupełnianiem materiałów, serwisem) na zewnątrz. 

Może okazać się, że w drugim przypadku (buy) mamy większe szanse wynegocjowania lepszych warunków (kompleksowej obsługi) i uniknięcia ukrytych kosztów, które związane są z zakupem wyłącznie sprzętu (wspomniany serwis czy zakup tonerów, papieru).

Przyjrzyj się składnikom kosztowym obu opcji i wybierz tę najkorzystniejszą.