Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Jak oszczędzać na zakupach usług ochrony mienia?  

Jak oszczędzać na zakupach usług ochrony mienia?

W artykule przejdziemy przez dobrze przeprowadzony proces zakupowy i pokażemy, jak generować zyski dzięki przemyślanym, oszczędnym zakupom usług ochrony mienia.

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • co składa się na zakup usług ochrony mienia
  • czy warto wziąć pod uwagę dostawców także spoza krajowego rynku
  • jak wygląda prawidłowy proces zakupowy dla usług ochrony mienia w firmie

Zasady są uniwersalne i można je stosować w różnych obszarach wydatków firmowych. Stanowią metodę odtwarzalnego procesu reorganizacji zakupów i ich optymalizacji w drodze do zwiększania zysków firmy z oszczędności. Od czego należy zacząć?

Przyjrzyj się dotychczasowym zakupom

Przeanalizuj historyczne wydatki na usługi ochrony mienia. Pod uwagę weź wszystkie wydatki związane z narzędziami ochrony i samą ochroną. Wykonaj spis, w którym koniecznie odpowiesz sobie także na pytania: ile, za co i gdzie? Z tak zestawionymi danymi, przystąp do określenia obszarów, które wygenerują zysk.

Skąd czerpać zysk w zakupach firmowych?

Z odpowiedzi na 3 standardowe pytania: ile, dlaczego tak drogo i czy można za mniej. Przyjrzyjmy się każdemu z nich.

Ile?
To pierwszy generator oszczędności. Przygotowując odpowiedź na to pytanie, stworzysz dokładną mapę ilościowo-kosztową zapotrzebowania w swojej firmie. W ten sposób zyskasz informacje o wolumenach zakupów i wysokości wydatków. Mając już pełną świadomość tego, na co wydajesz pieniądze, zadasz sobie kolejne pytanie.

Dlaczego tak drogo?
Odpowiedź na to pytanie to drugi z generatorów zysków, który pozwoli ci na optymalizację i reorganizację bazy dostawców. I gdy już zmienisz sposób ich wyboru, rozpiszesz przetarg i zakontraktujesz współpracę, dostaniesz także odpowiedź na trzecie pytanie: Czy można mniej?

Mamy nadzieję, że ten krótki opis przejścia przez proces zakupowy zwiększył twój apetyt na zysk, bo to właśnie świadomość (twoja i twoich współpracowników) oraz chęć zmian umożliwią ci realizację celu, jakim są oszczędności na zakupach firmowych.

Zanim machina reorganizacji zakupów ruszy, zaangażuj do procesu kupców. Wyznacz osoby raportujące postęp prac, osoby wspierające działania, zbierające i przetwarzające dane. Inicjuj wspólne spotkania i pracę w modelu warsztatowym. Wynikiem tych spotkań mają być planowe i konkretne analizy: obszarów zysków, obszarów szybkiego reagowania (co trzeba optymalizować „na już”), dobrych praktyk i specyfikacji technicznych – dla każdego elementu usług ochrony.

Oszacowanie, czyli zebranie danych o ilości wydatków na usługi ochrony w ramach firmy, zaangażuje kilka osób. Tymczasem opracowanie szczegółowych planów i analiz wymaga już dobrej współpracy i zaangażowania całego zespołu. Dialog i współpraca pracowników (nieraz z różnych działów!) są gwarancją sukcesu.

Waga szczegółu – specyfikacja w zakupach firmowych

Elementy składowe usług ochrony to ludzie i narzędzia, tj. ochrona i wyposażenie. Mówiąc ochrona, mamy na myśli pracę człowieka. Mówiąc narzędzia, mamy na myśli: systemy alarmowe, systemy antywłamaniowe, telewizja przemysłowa, ochrona przeciwpożarowa, itd.

Planując zakupy w tych obszarach, zadbaj o specyfikację każdego z nich. To na podstawie rzetelnej specyfikacji technicznej, szczegółowo określonych wymagań co do oferty, będziesz mógł podjąć dobrą decyzję.

Możesz sobie zadać np. takie pytania: czy zastąpić pracę ochroniarzy nadzorem telewizyjnym? Czy korzystać z usług agencji zatrudniających osoby niepełnosprawne? Temat ten jest warty przemyślenia z uwagi na odpisy PFRON. Warto także zastanowić się nad tym, czy standaryzować systemy antykradzieżowe centralnie, a może tylko lokalnie? Albo jak zoptymalizować liczbę stanowisk ochrony pod względem liczby osób i godzin ich pracy.

Kluczowe obszary wydatków w zakupach usług ochrony

Jak sporządzić specyfikację techniczną, aby pozwoliła podjąć potem kluczowe decyzje o zakupie usług dostawców? Weź pod uwagę wymienione składowe usług ochrony, tj. narzędzia ochrony i wydatki na ochroniarzy.

Przystępując do tworzenia specyfikacji w obszarze narzędzi, należy przyjrzeć się także wydatkom na ich utrzymanie i serwis. Pisząc wymagania dla obszaru ochrony, należy rozpisać godziny pracy ochroniarzy i ich kategorie (wnętrza budynków, zewnętrzne obszary). Należy ująć liczbę stanowisk i ich rodzaje (jeśli chcemy ochraniać sklep, niech będą to wyszczególnione kasy, stoiska, itd.). Jeśli posiadasz mienie w różnych częściach Polski, takie analizy muszą być ujęte globalnie, z uwzględnieniem każdego miejsca.

Dzięki takim analizom odkryjesz, jak bardzo może różnić się koszt ochrony na m2 dla porównywalnego stanowiska ochroniarskiego w tym samym mieście. Przekonasz się, jak brak agregacji praktyk i standardów działa przeciwko tobie. Ale zyskasz dowód, że szczegółowa analiza specyfikacji, podział na elementy wydatkowania, po prostu się opłaca.

Stworzenie specyfikacji dla wyżej określonych obszarów (zakup narzędzi, ich serwis i wydatki na ochronę) to naprawdę kluczowa sprawa. Z nią określimy kluczowe cele i zyski, wesprzemy standaryzację stawek i praktyk, a nasza firma zyska szersze pole widzenia i większą elastyczność w negocjacjach.

Optymalizacja bazy dostawców firmy

Znając dokładnie wydatki, ich strukturę oraz mając szczegółowy opis techniczny zapotrzebowania, możesz przejść do reorganizacji bazy dostawców. I tutaj nasza mała podpowiedź: wykorzystaj Aleo.

Platforma zakupowa Aleo skupia czołowe firmy z branży, a dzięki jednemu zapytaniu ofertowemu możesz do nich dotrzeć i uzyskać cenne informacje. Zanim zdecydujesz o wyborze dostawców, w pierwszej kolejności określ kryteria ich wyboru. Zalecamy sprawdzenie zakresu świadczonych usług i obszar działania.

Badając agencje ochroniarskie, przyjrzyj się strukturze i kwalifikacjom zatrudnionych tam pracowników (ochroniarze licencjonowani I i II stopnia, przeszkoleni i bez szkoleń). Pozyskaj wszelkie referencje i dane o ich dotychczasowym doświadczeniu na rynku.

Agregacja i konsolidacja zamówienia

Jak kupować skutecznie? Zwiększ wolumen agregowanych zakupów. W tym celu powinieneś także przejrzeć bazę dotychczasowych dostawców – pod kątem ich możliwości sprzedażowych. Do negocjacji wytypujesz następnie tylko tych, którzy są w stanie odpowiedzieć na twoje zagregowane i skonsolidowane zapotrzebowanie.

Agregacja zakupów to inaczej pokrycie przez możliwie jak najmniejszą ilość dostawców wszelkich potrzeb zagregowanych, w ramach kontraktów ramowych. Konsolidacja natomiast to działanie mające na celu zwiększenie masy zakupów centralnych –  z ujęciem wszelkich innych narzędzi i produktów.

Gdy już wiesz, jak wygląda twoje zapotrzebowanie na usługi ochrony mienia, może warto poddać analizie zagregowany zakup narzędzi ochrony po niższych kosztach na zagranicznych rynkach, bezpośrednio od producenta, np. w Chinach? Po takie działania sięgają częściej jednak wielkie firmy, które są w stanie przeprowadzić na miejscu dogłębną analizę dostawcy przed podjęciem kluczowej decyzji. Jeśli posiadasz mienie w wielu miejscach, masz usystematyzowane zapotrzebowanie na narzędzia ochrony, zawsze warto sprawdzić ich tańsze pozyskanie u dostawców spoza Europy.

Podsumowanie przemyślanego procesu zakupów firmowych

Reasumując: aby wydawać z głową, musisz wiedzieć, czego potrzebujesz. Następnie należy przemyśleć ilości, żeby zakupy firmowe odpowiadały ściśle zapotrzebowaniu twojego przedsiębiorstwa.

Drugi element efektywności w zakupach to przejrzenie bazy dostawców. Należy znaleźć takich kontrahentów, którzy będą w stanie odpowiedzieć na twoje potrzeby po zagregowaniu i konsolidacji zakupów. Wtedy dopiero możesz przystąpić do obmyślenia strategii negocjacji.

Renegocjując zapotrzebowanie z dostawcami, kiedy już wiesz dokładnie, czego potrzebujesz, określisz standardy konsumpcji na usługi i narzędzia ochrony oraz doprecyzujesz specyfikacje techniczne.

Ostatnim krokiem na drodze do sukcesu jest monitorowanie i zarządzanie zapotrzebowaniem. Oszczędzanie na zakupach firmowych to nic innego jak racjonalizacja konsumpcji. Jeżeli chcesz sprawnie zarządzać zapotrzebowaniem i w łatwy sposób korzystać z zalet zapytania ofertowego – potrzebne ci będzie narzędzie.

Platforma zakupowa Aleo to narzędzie negocjacji. Znajdziesz tu specjalistów, którzy za darmo pomogą ci w implementacji dobrej polityki zakupów firmowych, wesprą w tworzeniu zapytań i procesowaniu dalszych negocjacji: dogrywek czy aukcji. A inwestując czas w tworzenie zapytań ofertowych na Aleo (średnio to tylko 6 minut!), łatwo porównasz otrzymane oferty i przekujesz oszczędności w zyski dla firmy.

Case study

Taką metodę działania przyjęło jedno z większych warszawskich centrów handlowych. Przeanalizowano koszty i wolumen zamówień na usługi ochrony. Na ich podstawie opracowano specyfikacje i opublikowano zapytanie ofertowe na Aleo. W odpowiedzi firma otrzymała 23 oferty. Jest w czym wybierać.

Chroń swój biznes – przed nieefektywnymi zakupami firmowymi.

Przegląd agencji ochrony na rynku polskim:

Solid Security, G4S,  Securitas, Konsalnet, Impel Security Polska, Juwentus, Ekotrade, Polskie Agencje Ochrony PAO, Grupa Hunters sp. z o.o., Globals sp. z o.o., AJG2, Polfra Serwis sp z o.o., Aspen Security sp. z o.o., Delta Security sp. z o.o.