Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
 

Jak planować zakup podróży służbowych?

Rynek usług agencji pośredniczących przy obsłudze podróży służbowych rozwija się. Podpowiadamy, co wybrać z korzyścią dla firmy.

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • czym są podróże służbowe;
  • czemu służy polityka podróży;
  • jak optymalizować koszty podróży służbowych;

Zgodnie z Kodeksem pracy podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego na zlecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy.

Z perspektywy zakupowej nie patrzymy na pojedynczą delegację, tylko na ich strukturę w firmie. Dzięki temu możemy kupować usługi dopasowane do potrzeb całej organizacji, a wybór konkretnych rozwiązań przy planowaniu delegacji przez pracownika mieści się w ramach zaleceń dostępnych w polityce podróży służbowych.

Marta Młyńska, ING Bank Śląski

Planując zakupy związane z obsługą podróży służbowych, musisz wziąć pod uwagę dwa typy zamówień: wybór środka transportu oraz miejsca noclegu.

Określ zapotrzebowanie w firmie

Wyjdź od analizy danych historycznych. Przydatne będą informacje o zamówieniach biletów, wybieranych środkach transportu, najczęstszych miejscach podróży czy dostawcach, z których usług firma korzystała do tej pory.

Określenie struktury zapotrzebowania pozwoli na określenie optymalnego środka transportu, siatki połączeń i bazy wykorzystywanych noclegów. Jeśli podróże służbowe dotyczą osób z różnych szczebli firmowej hierarchii, także powinniśmy to uwzględnić.

Stwórz politykę podróży

Po ustaleniu zapotrzebowania możemy przejść do polityki podróży. To dokument, który upraszcza kontrolowanie kosztów i proces zamawiania tego typu usług.

Polityka podróży może np. określać:

  • rodzaj środków transportu czy bazę obiektów noclegowych, z jakich korzysta firma,
  • limity zamówień,
  • klasę środków transportu czy obiektów noclegowych dla pracowników poszczególnych szczebli,
  • procedurę wystawiania delegacji (w tym jej akceptowania i rozliczania),
  • kary za niewykorzystane bilety czy stracone rezerwacje,
  • usługi, za jakie przyjdzie nam zapłacić z własnej kieszeni.

Wykorzystaj praktyki zakupowe

Transport kolejowy czy lotniczy w Polsce jest dość zmonopolizowany, ale spróbujmy negocjować niższe stawki np. na całą siatkę połączeń lotniczych lub połączenia, z których firma korzysta najczęściej.

Wejdźmy we współpracę np. z przewoźnikami czy obiektami noclegowymi, żeby negocjować niższe stawki lub rozliczać się na zasadzie korzystnego ryczałtu. Skorzystajmy z platform udostępniających oferty różnych dostawców (np. booking.com), żeby poszukać najniższej, dostępnej ceny.

Agencje pośredniczące także korzystają z wynegocjowanych stawek korporacyjnych na transport lub noclegi. Mogą też proponować własne.

Najbardziej korzystne jest właśnie połączenie tych dwóch form współpracy: z agencjami pośredniczącymi i samymi dostawcami. W ten sposób zyskujemy kompleksową obsługę naszego zapotrzebowania, wygodę zarządzania procesem zamówienia i optymalizację kosztów.

Następnie konsolidujemy zamówienie i sięgamy po zapytanie ofertowe i aukcję zakupową, które pomogą nam wynegocjować korzystną ofertę.

Obierz kierunek na firmowe oszczędności z blogiem Aleo.