Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Aleo podpowiada, jak kupować usługi sprzątające dla firmy.  

Jak wybrać dostawcę usług utrzymania czystości?

Polski rynek usług utrzymywania czystości jest mocno rozdrobniony. Dominują na nim małe, rodzinne firmy – działające lokalnie, na mniejszą skalę. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę w procesie zakupowym, żeby wybrać dostawcę, który spełni nasze oczekiwania.

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • jak wygląda rynek usług sprzątających;
  • na co zwrócić uwagę przy ofertowaniu tego typu usług;
  • dlaczego tak ważna przy zakupie usług utrzymywania czystości jest specyfikacja;

Poza tymi mniejszymi podmiotami możemy też wyróżnić około 30 firm mających zasięg ogólnokrajowy i oferujących szeroką gamę usług umożliwiających kompleksową obsługę nieruchomości.

Liczba firm sprzątających w Polsce to łącznie 11 776 podmiotów gospodarczych (zajmujących się tzw. niespecjalistycznym sprzątaniem wg Polskiej Klasyfikacji Działalności). Rzeczywista liczba firm świadczących usługi sprzątania kształtuje się na poziomie około 4 000 podmiotów. Ponad 60 % zarejestrowanych firm, to podmioty uśpione lub podejmujące zalecenia usług sprzątania okazjonalnie.

Przynajmniej 750 milionów złotych. Tyle miesięcznie jest wart rynek usług utrzymania czystości w Polsce. Pomijam przy tym sprzątanie miast, mówię jedynie o usługach sprzątania przestrzeni biurowych, magazynowych czy zakładów przemysłowych. To ogromny biznes, który zatrudnia średnio 200 tysięcy pracowników i wciąż się rozwija.
dr inż. Leszek Gabalewicz, autor oprogramowania CLEAN-EXPRESS PC

Kolejny z naszych ekspertów, Przemysław Osowiecki, Dyrektor Handlowy w Grupie EVER, tłumaczy, że usługi utrzymywania czystości to szerokie pojęcie, które swym zasięgiem obejmuje zarówno: sprzątanie klatek schodowych w osiedlach mieszkaniowych, mycie i dezynfekcję zakładów przetwórstwa mięsnego, pracę pokojówek, odśnieżanie terenów zewnętrznych czy alpinistyczne mycie fasad. – Czy ta branża się rozwija? W stosunku do krajów, gdzie rynek usług utrzymywania czystości ma dłuższe tradycje, współczynnik penetracji rynku jest dość niski. Mamy jeszcze pole do popisu – dodaje Osowiecki.

– Rynek nie jest jeszcze ustabilizowany, bo pojawia się na nim coraz więcej podmiotów z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, które przyciągają nie tylko kosztami usług, także formami zatrudnienia pracowników czy technologią wykorzystywanego sprzętu – dzieli się swoim doświadczeniem dr inż. Leszek Gabalewicz. – Nie ma średnich stawek, dlatego warto posłużyć się przy zakupie tego typu usług po prostu dobrym kosztorysem – tłumaczy autor oprogramowania CLEAN-EXPRESS PC dla usługowych firm sprzątających i administratorów nieruchomości.

Wobec tak dużej konkurencji kusi cięcie kosztów, które może skutkować obniżeniem jakości świadczonych usług sprzątania. Jako podpowiedź przytaczamy za serwisem Entrepreneur kilka wskazówek dla firm sprzątających:

  1. Nigdy nie ustawaj w rozwoju oferty firmy.
    Zawsze znajdziesz takie aspekty, które możesz rozwinąć. Technologię, środki czyszczenia, specjalizację personelu czy procesy organizacyjne.
  2. Poszukaj wsparcia w sektorze NGO.
    Jeśli jesteś mniejszym podmiotem możesz liczyć na pomoc chociażby w zakresie marketingu czy obsługi prawnej.
  3. Sprzątaj, jakbyś był u siebie.

    Niech jakość świadczonych przez Ciebie usług będzie taka, jakbyś sprzątał własne biuro lub dom.

  4. Rozwijaj systemy i procesy w firmie.

    Czyszczenie, weryfikacja jakości usług, raportowanie, obsługa klienta, zarządzanie firmą – jest wiele aspektów działania przedsiębiorstwa, które powinieneś uporządkować.

  5. Nie śpiesz się!

    Chociaż czas jest jedną z wartości, które oferujesz swoim klientom, łatwo możesz przedobrzyć”, obniżając w efekcie jakość świadczonych usług.

  6. Nie wyprzedawaj się.

    Jeśli chcesz walczyć z konkurencją o nowych klientów, zawsze stawiaj na optymalizację i rozwój oferty. Ciągłe cięcie cen nie przyniesie Ci niczego dobrego.

  7. Zatroszcz się o pracowników.

    To oni w końcu są jedną z głównych wartości Twojej firmy, stojącą za jakością świadczonych usług sprzątania.

  8. Znajdź swoją niszę.

    To pochodna powyższych wskazówek. Analizując rynek, śledząc trendy i przede wszystkim uważnie słuchając głosu klienta, znajdziesz tę dodatkową wartość, którą będziesz w stanie zaoferować odbiorcy.

  9. Zaprzyjaźnij się z komputerem.

    Chociaż nie wszystkie firmy mają w ofercie zaawansowane technologie, to podstawowa znajomość programów branżowych i nie tylko służących analizie kosztów, raportowaniu czy badania rynku zawsze Ci się przyda.

  10. Analizuj koszty zatrudnienia.

    Bo to największy procent kosztów, które generuje przedsiębiorstwo. Weryfikacja jakości usług, właściwe oszacowanie czasu potrzebnego do wykonania usługi przyniesie Ci optymalizację tych wydatków.

  11. Inwestuj w obsługę klienta.

    Słuchaj jego potrzeb, zatroszcz się o bieżącą weryfikację świadczonych przez siebie usług, podsuwaj innowacyjne i bardziej kompleksowe rozwiązania. Takie działania opłacą się zarówno Tobie jak i Twojemu kontrahentowi.

  12. Miej oko na rynek.

    Tam szukaj inspiracji, informacji o nowych technologiach, tańszych i innowacyjnych środkach czystości, potrzebach swoich klientów.

  13. Nie bierz każdej pracy.

    Nie przyjmuj zleceń, których nie możesz obsłużyć. Takie przypadki mogą nie tylko wpłynąć negatywnie na Twój wizerunek w oczach niezadowolonych klientów, także na Twoją satysfakcję płynącą z pracy.

O czym pamiętać przy ofertowaniu?

O celu, dla którego kupujemy usługi utrzymywania czystości. Czy zależy nam głównie na jakości, oszczędności, szybkości realizacji usługi czy jeszcze innym efekcie – zastanówmy się, co będzie kluczowym kryterium wyboru oferty dostawcy.

Dlaczego warto poświęcić czas procesowi zakupowemu? Eksperci podkreślają, że nawet w obrębie jednego miasta możemy trafić na kilka tożsamych pod względem oferty, ale kompletnie różnych cenowo ofert firm sprzątających. Dobrze więc poznać rynek – bo i po co przepłacać?

Na początku warto doprecyzować nasze oczekiwania względem usług sprzątających, określiwszy np. dokładny metraż powierzchni do sprzątania, zapotrzebowanie na dodatkowe usługi, określić priorytety dla sprzątanych miejsc, ilość czy wymiar godzinowy pracy personelu, a także godziny dostępu do obiektu wykonawcy sprzątania. Tutaj pomocne będzie opublikowanie zapytania ofertowego, które pozwoli nam na rozeznanie się w rynku usług.

Czy wiesz, że…?
Na rynku amerykańskim triumfy święci pianka z żywicy melaminowej firmy BASF, którą dostawcy usług sprzątania wykorzystują w padach dla standardowych maszyn czyszczących.
Przeznaczone do czyszczenia różnych powierzchni pady przynoszą firmom sprzątającym takie korzyści jak obniżenie kosztów i oszczędność czasu, ponieważ czyszczenie odbywa się bez użycia agresywnych środków chemicznych i przy zmniejszonej liczbie czynności w cyklu pracy.

Przemysław Osowiecki tłumaczy, że w zamówieniu firmy często określają liczbę zatrudnianego personelu, poziom wynagrodzeń czy rodzaj zawieranych umów. Kupiec ma w dodatku możliwość zweryfikowania tych warunków umowy – od rozmowy z personelem po wgląd w dokumenty. Jak dodaje dr inż. Leszek Gabalewicz, kwestia zatrudnienia personelu przez firmę sprzątającą jest o tyle istotna, że praca ludzka stanowi nawet około 70% kosztu usług utrzymania czystości.

Usługi utrzymywania czystości są w głównej mierze oparte na pracy ludzkiej, więc to ludzie obok technologii czy używanych środków czystości, są tutaj największą wartością. Warto więc zadbać o warunki ich zatrudnienia – rodzaj umowy, wysokość wynagrodzenia przełożą się na jakość świadczonych usług. Oczywiście po podjęciu współpracy z dostawcą równie ważne jest ustalenie sposobu weryfikacji pracy personelu sprzątającego.

– Przemysław Osowiecki, Grupa EVER

Często firmy zapominają o ważnym elemencie procesu zakupowego, jakim jest specyfikacja. Wykorzystują dokument, który nie uwzględnia bieżącego zapotrzebowania firmy lub pomijają zakres czynności, który powinien być określony umową. W efekcie: nie wiedzą, za co płacą.  

Specyfikacja, czyli co właściwie kupujemy?

O tym, jak ważnym elementem procesu zakupowego jest dokładna specyfikacja, wielokrotnie wspominaliśmy w naszych artykułach.

Taki dokument jest kluczowy dla obu stron transakcji – kupującemu pozwala doprecyzować zapotrzebowanie i przedmiot zamówienia, natomiast dostawcy pomoże jak najlepiej odpowiedzieć na zgłoszone potrzeby. Zleceniodawcy łatwiej jest porównać otrzymane odpowiedzi na zapytanie ofertowe, kiedy dysponuje szczegółową specyfikacją, sprzedającym łatwiej jest wycenić te oferowane usługi.

Oprócz specyfikacji ważne będzie także opracowanie formularza cenowego do wypełnienia przez dostawcę. Możemy w nim zawrzeć pytania o: stawki za sprzątane powierzchnie, kwoty VAT, łączną liczbę roboczogodzin za miesiąc (na wykonanie zlecenia), przewidywany koszt zakupu sprzętu, środków czyszczących, artykułów higieny do WC i toalet oraz plan organizacji pracy.

Nasi eksperci podpowiadają, co powinno znaleźć się w takiej wzorcowej specyfikacji usług utrzymania czystości:

  • metraż i plan nieruchomości (wewnętrznej i zewnętrznej);
  • ilość pięter, wind, klatek schodowych;
  • powierzchnia i rodzaj każdego typu/kategorii pomieszczenia,
  • rodzaj i zakres wykonywanych czynności (np. odkurzanie, ścieranie kurzu, mycie mopem, pranie wykładzin, mycie maszynowe, zmywanie naczyń, mycie okien, przecieranie kwiatków, mycie elewacji, mycie drzwi i ścian, uzupełnianie mydła, papieru w toaletach, opróżnianie koszy na śmieci, czyszczenie parapetów – zakres może być naprawdę szeroki),
  • częstotliwość wykonywania poszczególnych czynności (najlepszym rozwiązaniem jest załączenie do specyfikacji szczegółowego harmonogramu z określeniem, ile razy w danym czasie powinna zostać wykonana czynność sprzątania),
  • określenie, kto zaopatruje firmę i ponosi koszt zakupu środków higieny.

Jeśli nie masz pomysłu na to, co zawrzeć w specyfikacji, spytaj ekspertów znających rynek od podszewki, czyli dostawców. Posiłkując się np. wywiadem standaryzowanym (w oparciu o kwestionariusz, z ustalonymi pytaniami, które zadamy wszystkim dostawcom) z kilkoma firmami, łatwo ustalisz zakres potrzebnych czynności. Większość podmiotów świadczących usługi utrzymania czystości dokonuje np. wizji lokalnej przed złożeniem oferty, żeby lepiej dopasować usługi. Dr inż. Leszek Gabalewicz radzi także, aby przed zakupem kosztownego sprzętu służącego do czyszczenia, przetestować go na powierzchni, do której docelowo będzie on przeznaczony.

W procesie zakupowym zawsze warto także wykorzystać narzędzia elektroniczne, bo w znaczący sposób przyśpieszają one pracę obu stron transakcji. – Administratorzy nie wycenią kosztorysu usług, nie ustalą zakresu czynności, harmonogramów pracy personelu tak dokładnie jak komputerowy program, który weźmie pod uwagę te wszystkie złożone czynniki. Jeśli mamy na rynku dostęp do takich biznesowych narzędzi, nie bójmy się po nie sięgać – apeluje dr inż. Leszek Gabalewicz. – Zyskamy oszczędność nie tylko czasu, także pieniędzy.

Wykorzystaj do pomocy Aleo

Z platformy zakupowej Aleo z zyskiem skorzystają obie strony, kupiec i dostawca. Ten pierwszy znajdzie tam przydatne narzędzia, jak elektroniczne zapytanie ofertowe, automatyczną porównywarkę ofert czy aukcję zakupową, które pomogą mu w wyborze najkorzystniejszej oferty. Natomiast dostawca zyska dostęp do bazy potencjalnych klientów i informacji o przetargach w branży utrzymywania czystości. Platforma skraca znacząco czas poszukiwania kontrahentów.

Tyle teorii, a praktyka? Sprawdźmy, jak w zoptymalizowaniu procesu zakupowego Aleo pomogło Centrum Handlowemu Fashion House.

Case study

Przedmiotem zamówienia była dwuletnia obsługa centrum handlowego w zakresie utrzymania czystości. Centrum Handlowe Fashion House skorzystało z gotowego formularza zapytania ofertowego na Aleo, załączyło szczegółową specyfikację, zawierającą m.in. harmonogram i zakres czynności.

Zainteresowanie ze strony dostawców było bardzo duże, co potwierdziła liczba zebranych ofert. Firmie zależało na składaniu ofert poprzez platformę Aleo, ponieważ dzięki temu narzędziu mogła uzyskać czytelne porównanie warunków współpracy od nowych dostawców i dotychczasowego kontrahenta. Umożliwiło to również stworzenie dogrywki dla zapytania ofertowego już dla wybranych dostawców i wynegocjowanie jeszcze lepszej oferty.

Zrób porządek w zakupach firmowych – z platformą zakupową i blogiem Aleo.