Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Sprawdź, jak zlecić obsługę kadrowo-płacową firmie zewnętrznej.  

Outsourcing usług kadrowo-płacowych – od czego zacząć?

Możemy stworzyć dodatkowy etat w firmie lub przydzielić któremuś z pracowników dodatkowy zakres obowiązków związany z rozliczaniem wynagrodzeń i archiwizacją kadrowych dokumentów, ale czy to wygodne i efektywne rozwiązanie?

W ARTYKULE ZNAJDZIESZ M.IN.:

  • podstawowych informacji na temat kategorii zakupowej;
  • przydatny skrót dla zapytania ofertowego;
  • minisłownik dotyczący outsourcingu usług kadrowo-płacowych;

Definicja rynku usług kadrowo-płacowych

Outsourcing kadrowo-płacowy polega na zleceniu firmie zewnętrznej realizacji części zadań związanych z administracją kadr oraz naliczaniem płac. Dzięki przeniesieniu realizacji tych potrzeb poza firmę – pracownicy mogą zająć się wykonywaniem swoich obowiązków, a usługi kadrowo-płacowe pozostają w rękach ekspertów, którzy wiedzą, jak zadbać o ich jakość.

Dostawca zapewnia pełną obsługę z zakresu szeroko rozumianej administracji personalnej oraz odpowiada za prawidłowe i terminowe naliczanie wynagrodzeń pracowników. Firma outsourcingowa może także zająć się przygotowaniem regulaminów pracy i płacy, przygotowaniem przelewów wynagrodzeń lub rozliczeniem płac z właściwymi urzędami.

Zakres usług powinien być dopasowany do potrzeb naszego przedsiębiorstwa.

Jak rynek usług kadrowo-płacowych oceniają eksperci?

Oferta dostawców na tym rynku jest naprawdę szeroka, dlatego zastanówmy się, jakich usług tak naprawdę potrzebujemy. Zbyt wąski zakres spowoduje, że część zadań i tak spadnie na naszych pracowników, z kolei zbyt szeroki może skutkować płaceniem za rzeczy, z których i tak nigdy nie skorzystamy. Nie warto też sugerować się najniższą ceną, wiadomo że za jakość i poczucie bezpieczeństwa w przypadku kontroli przyjdzie nam zapłacić.

Eugeniusz Woś, ING Księgowość

Pełną treść wywiadu z ekspertem znajdziesz w kolejnym artykule na blogu Aleo.

Jak określić zapotrzebowanie na usługi kadrowo-płacowe w firmie?

Przeanalizujmy zakres obowiązków kadrowo-płacowych, które stoją po stronie naszej firmy – ilu pracowników i ile czasu poświęca ich realizacji. Dobrą praktyką jest też przeprowadzenie audytu poprawności prowadzenia akt osobowych pracowników oraz sposób ich archiwizacji.

Co zawrzeć w zapytaniu ofertowym na usługi kadrowo-płacowe?

Przede wszystkie precyzyjnie określony zakres zadań, które ma przejąć z naszych obowiązków partner biznesowy. To jedyny sposób na dokładne oszacowanie kosztów.

Zobacz w skrócie, co powinno znaleźć się w zapytaniu ofertowym na zakup usług kadrowo-płacowych dla firmy. Jeśli chcesz jeszcze lepiej orientować się w ich przedmiocie, zajrzyj do naszego minisłowniczka zakupu usług kadrowo-płacowych na końcu artykułu.

Chcesz wiedzieć więcej o tej kategorii zakupów? Bądź na bieżąco. Już w kolejnym artykule na blogu poznasz od podszewki outsourcing usług kadrowo-płacowych.

Zapytanie ofertowe dla outsourcingu usług kadrowo-płacowych

  1. dokładny zakres usługi (lista zadań)
  2. zakres audytu dotychczasowej sytuacji
  3. liczba pracowników objętych usługą
  4. szacunkowa liczba faktur w miesiącu (sprzedaż/zakup)
  5. sporządzanie regulacji prawnych
  6. określenie zakresu odpowiedzialności (wysokość polisy ubezpieczeniowej, zarządzanie danymi historycznymi podmiotu)

Minisłownik
dla outsourcingu usług kadrowo-płacowych

  • BPO (ang. Business Process Outsourcing) – element strategii zarządzania przedsiębiorstwem. W tym modelu firma zleca na zewnątrz pewien obszar zadań, które są kluczowe dla jej funkcjonowania, ale nie mieszczą się w zakresie jej działalności. Wyspecjalizowany dostawca przejmuje pełną odpowiedzialność za ich realizację i jakość.
  • Interview-per-hire – wskaźnik określający stosunek liczby działań rekrutacyjnych (rozmowa, analiza CV, assesment centre, itd.) w stosunku do liczby osób zatrudnionych. W przypadku przedsiębiorstw, które nie korzystają z usług kadrowych, czas na rekrutację jest poświęcany przez pracowników samego przedsiębiorstwa – w miejsce zadań, które należą do ich właściwego zakresu obowiązków.
  • Marża – to procent lub kwota zysku od sprzedaży usług kadrowo-płacowych. Niektóre firmy uważają, że outsourcing pracowników jest nieopłacalny właśnie przez wzgląd na marżę. To mit. Właściwe wykorzystanie potencjału outsourcingu usług kadrowo-płacowych przyniesie o wiele większe korzyści.
  • SLA (ang. Service Level Agreement) – umowa pomiędzy firmą a dostawcą, która określa poziom jakości wykonania usługi. Dokładne parametry określone w dokumencie (np. czas reakcji, dopuszczalna ilość błędów) pozwalają lepiej zweryfikować efektywność współpracy.