Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
 

Purchasing czy procurement? Czyli na czym polegają dziś zakupy firmowe?

Czy właściwie na czym powinny polegać. Czym różnią się zakupy (purchasing) od zapotrzebowania (procurement), i jak to rozróżnienie wpłynęło na koncepcję zakupów firmowych?

Znaczenie zakupów firmowych i kanałów zapotrzebowania wzrasta coraz bardziej. Stąd wysyp od połowy lat 90-tych coraz to nowych narzędzi kontroli i zarządzania zakupami: platform aukcyjnych, aplikacji zakupowych. Obserwujemy też wzrost liczby ofert  pracy na takie stanowiska, jak: pracownik e-procurement, procurement officer, czy specjalista purchasing/procurement.

Co kryje się pod pojęciami: zakupy, czyli purchasing i zapotrzebowanie, czyli procurement?

Kiedy pojawiło się to rozróżnienie? Jakie skutki wywołało w zarządzaniu procesami zakupowymi?

Zakupy stają się kluczowymi procesami zarządzania firmą. Zyskują na znaczeniu szczególnie tam, gdzie wydatki są duże. Widać to u dużych graczy rynkowych, którzy stawiają na digitalizację zapotrzebowań i zakupów, aby zwiększyć efektywność zarządzania. Ale też coraz więcej firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw rozumie, że nie da się generować stałych zysków tylko i wyłącznie ze sprzedaży. To przekonanie staje się coraz bardziej oczywiste w obliczu nasilających się kryzysów na rynkach. W wyniku negatywnych skutków tąpnięć na giełdach warto wiedzieć, że zyski można i należy zwiększać również przez świadome zakupy firmowe i w pełni kontrolowany proces zarządzania zapotrzebowaniem.

Zacznijmy od znaczenia słowa zakupy firmowe, czyli pojęcia purchasing.

Zakupy firmowe, czyli purchasing

W ujęciu klasycznym to kupowanie i potwierdzanie odbioru zamówień. Proces ten to pasywne, operacyjne działanie odtwórcze, polegające na składaniu zamówień zakupowych oraz potwierdzaniu odbioru przesyłek.

Zakupy firmowe, odnosząc się do pierwszego zakresu działań, czyli wysyłania wniosków zakupowych do dostawców, łączą się z takimi pojęciami jak:
– zamówienie,
– kupowanie
– lub z angielskiego (bardzo często stosowane w formie slangu) purchase order czy request order

Różne systemy, aplikacje, czy platformy zakupowe stosują odmienną nomenklaturę, jednak dokumenty będące wynikiem tych działań wiążą się z potwierdzeniem wysłania zamówienia.

Zakupy firmowe, jak powiedzieliśmy na wstępie, odnoszą się także do potwierdzania odbioru przesyłek. W tym zakresie działań zakupy wiążą się z takimi pojęciami, jak:
odbiór towaru,
– recepcja,
– potwierdzenie recepcji

Nomenklatura i w tym zakresie różni się. Jednak jakkolwiek nie nazwać dokumentu na tym etapie realizacji zakupów, ma on na celu po prostu potwierdzenie, że zamówiony towar lub usługa zostały dostarczone do kupującego.

Reasumując, specjalista do spraw zakupów czyli purchasingu, w klasycznym ujęciu, będzie odpowiadał za zakupy firmowe, ich monitoring, obieg zatwierdzeń, wysyłanie zamówień i potwierdzanie ich odbioru. Rola ta – w tym ujęciu – jest odtwórcza i niedecyzyjna.

Zapotrzebowanie, czyli procurement

Tymczasem rola wspomnianego na wstępie procurementu ma o wiele szersze znaczenie. Obejmuje całość procesu zakupowego:
– od poszukiwania dostawców, tak zwanego sourcingu,
– przez ich selekcję i wybór,
– przez złożenie zamówienia, porównanie ofert, wybór najlepszej,
– aż po potwierdzenie odbioru zamówionego produktu i magazynowanie zamówień.

Dodatkowo jeśli cały ten proces – od znalezienia dostawcy, po magazynowanie – kończy się spłatą faktury, wtedy posługujemy się nazwą Procure-to-Pay – od zamówienia po zapłatę faktury.

Generalnie wszystkie platformy, czy aplikacje Procure-to-Pay dają dziś użytkownikom możliwość wyselekcjonowania bazy dostawców, składania zamówień, publikacji aukcji, zapytań ofertowych oraz płatności za faktury.

Otwarta platforma Aleo oferuje wszystkie te funkcje, a dodatkowo we współpracy z ING Bankiem Śląskim umożliwia swoim użytkownikom szybszą lub terminową zapłatę dostawcom przez usługę Finansowania Dostawców.

Podsumowując – zapotrzebowanie, czyli procurement to szeroko rozumiane działania zakupowe, obejmujące proces wyboru zarządzania i kontroli bazy dostawców, podpisywanych kontraktów, planowania i realizacji zamówień oraz magazynowania otrzymywanych towarów.

Specjalista do spraw procurementu będzie odpowiadał za bardzo szeroki zakres procesów zakupowych w firmie. Będzie podejmował kluczowe decyzje zakupowe: wyboru dostawców, monitoringu działań zakupowych, kontraktowych. Rola ta wiąże się z dużą odpowiedzialnością.

Ale kiedy właściwie narodził się procurement?

Szerokie podejście do procesów zakupowych, czyli tak zwane procurementowe, narodziło się wraz z wielkimi przedsiębiorstwami w latach 20 XIX wieku w Ameryce. Na pewno istniało już w fabryce Henry’ego Forda. Ale świadomość jego ważkości tak naprawdę pojawiła się wraz z publikacją Petera Kraljica na łamach Harvard Business Review w październiku 1983 roku.

Autor tekstu przekonywał, że w świecie wyczerpujących się zasobów naturalnych i dużych wahań cen dostaw administracyjne podejście do zakupów się nie sprawdza. Podkreślił, że wartość zarządzania zakupami rośnie, gdy stają się strategicznym elementem zarządzania dostawami. Przekonywał, że umiejętne połączenie zakupów i zarządzania bazą dostawców wspierają wzrost efektywności całej organizacji oraz łańcuchów dostaw.

Z czasem wzrastająca świadomość, że zakupy są składowym elementem zarządzania dostawami, przyczyniła się do wyodrębnienia kolejnych pojęć, jak zakupy pośrednie i bezpośrednie. Innymi słowy najpierw doszło do rozróżnienia w procesach zakupowych działań strategicznych i zwyczajnie zakupowych, a następnie rezultatem tego podejścia było pojawienie podziału na zakupy pośrednie i bezpośrednie.

To podejście ma przede wszystkim na celu odseparowanie procesów zakupowych bezpośrednich od procesów zakupowych pośrednich. Jest powszechnie stosowane przez średnich i dużych graczy rynkowych, szczególnie od początku XXI wieku. Firmy stosujące tę metodę chwalą się szeroko swoimi zyskami i oszczędnościami na zakupach i wskazują, że warto to rozróżnienie stosować w praktyce zarządzania zakupami firmowymi.

Co oznaczają zakupy pośrednie i bezpośrednie?

Procurement bezpośredni to wszelkie zakupy związane z pozyskaniem surowców i produktów bezpośrednio związanych z produkcją przedsiębiorstwa. Zakupy bezpośrednie to zazwyczaj bardzo ważne zakupy, które przelicza się na duże ilości i wysokie faktury. Powtarzają się cyklicznie i często, i są niezbędne do dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Tymczasem zakupy pośrednie tak naprawdę podtrzymują życie firmy. Dla przykładu mogą to być komputery, krzesła, czy papier ksero dla pracowników administracji, środki czystości dla pracowników sprzątających, ochrona obiektów czy roznoszenie ulotek dla hipermarketów. Zakupy pośrednie w dużych i średnich firmach rosną wprost proporcjonalnie do stopnia ich rozwoju. Mimo, że nie wiążą się bezpośrednio z produkcją, to jednak warto znać ich strukturę. Ponieważ wiążą się ze sporymi wydatkami, warto je kontrolować, aby efektywnie nimi zarządzać.

Firmy mogą podchodzić do zakupów w przeróżny sposób. Stanowiska zakupowca, zaopatrzeniowca czy specjalisty procurementu mogą różnić się zakresem odpowiedzialności i liczbą funkcji. Jednak bez świadomego zarządzania kosztami, dostawami i procesami zakupowymi nie ma mowy o efektywności ani o trwałych zyskach.