Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
 

Równowaga w zakupach firmowych, czyli którą strategię zakupową wybrać?

Czy jesteś w stanie dokładnie określić zapotrzebowanie na dany produkt czy usługę w swojej firmie? A może wolisz skupić się na efektach dostarczanych przez dostawcę i w oparciu o nie pokierować procesem zakupowym? Te podejścia w sporym skrócie prezentują dwa rodzaje strategii zakupu: input i output.

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • jakie są strategie zakupowe dla firmy;
  • czym różni się strategia input od strategii output;
  • jak efektywniej zarządzać procesem zakupowym w firmie;

Strategia jest sposobem, metodą na realizację wytyczonego przez siebie celu lub znalezienia rozwiązania na postawiony problem. W zakupach strategia dotyczy głównie optymalizacji kosztów, samego procesu zakupowego i innych nakładów, które ponosi firma.

Kluczowe okazały się narodziny podejścia procesowego w zarządzaniu strategicznym. Kontrola procesu wyparła kontrolę gotowego produktu, umożliwiając lepsze sterowanie jakością już na etapie produkcji; a o procesach zarządzania zaczęto myśleć przez pryzmat mierzalnych parametrów, takich jak terminowość dostaw, braki lub zniszczenia w produktach. Na ich podstawie można optymalizować proces zarządzania i znaleźć rozwiązanie dotyczącego nas problemu.

Za Denali GROUP przytaczamy 5 wskazówek do stworzenia efektywnej strategii zakupowej:

  1. Zobacz, jak naprawdę wyglądają bieżące procesy zakupowe w Twojej firmie.
  2. Sprawdź, co jest ważne nie tylko dla działu zakupowego ale i całej organizacji.
  3. Określ, co będzie Twoim zakupowym sukcesem.
  4. Wytycz mierzalne wskaźniki tego sukcesu.
  5. Wdrażaj i ciągle doskonal swoją strategię. Powodzenia!

Strategia zakupowa będzie w głównej mierze zależała od charakteru naszego zamówienia i od możliwości wyznaczenia warunków brzegowych naszej specyfikacji. Poznaj dwie strategie prowadzenia zakupu i znajdź tę optymalną dla swojej firmy.

Input czy output?

Różnicę pomiędzy tymi dwoma podejściami do strategii zakupowej objaśnimy na przykładzie zakupu usług utrzymania czystości.

  • Zakup usług czystości w podejściu input

Wyobraźmy sobie, że nasza firma mieści się na powierzchni 10 000 m2, z czego 1 500 m2 to powierzchnia biurowa, 5 000 m2 to powierzchnia magazynowa, a 3 500 m2 stanowi część produkcyjna.

W strategii input bardzo dokładnie definiujemy rodzaje powierzchni, które sprzątamy – sposoby i częstotliwość ich czyszczenia. W ten sposób powstaje specyfikacja na usługi, które chcemy zakupić.

Np. określamy, że na sprzątanie powierzchni biurowej może się składać:

– odkurzanie dywanów – 2 razy dziennie

– czyszczenie na mokro powierzchni glazurowanych – 2 razy dziennie z użyciem detergentu

– mycie okien – raz w tygodniu

– czyszczenie listew przypodłogowych – raz dziennie

– opróżnianie pojemników na śmieci i wymiana worków plastikowych – raz dziennie

– mycie i dezynfekcja urządzeń sanitarnych – raz dziennie

W specyfikacji określilibyśmy jeszcze, że np. na wykonanie tych usług przewidujemy pracę dwóch osób. Podobnie postąpilibyśmy, określając zakres czynności dla pozostałych powierzchni, tj. magazynowej i produkcyjnej.

Taka specyfikacja wydaje się dość szczegółowa, prawda? Ale jeśli nie jesteśmy ekspertami ds. utrzymania czystości, nie znamy najnowszych technologii sprzątania i rynku środków czystości, mogliśmy określić nasze zapotrzebowanie nie dość dokładnie lub po prostu nieefektywnie. Jeśli dodatkowo weźmiemy pod uwagę sezonowość wykonywania takich usług (w zimową pluchę trudniej o zachowanie czystości), zauważymy, że także częstotliwość wykonywania tych usług w ciągu roku także będzie różna.

To dobry dostawca powinien zwrócić nam uwagę na te istotne, mające przełożenie na koszt usługi szczegóły. I w ten sposób dochodzimy do drugiego podejścia w strategii zakupów, tj. podejścia output.

  • Zakup usług czystości w podejściu output

Takie podejście sprawdza się zwłaszcza przy zamówieniach trudnych do sparametryzowania. – Jednak strategia output może mieć zastosowanie we wszystkich kategoriach zakupowych, począwszy od usług porządkowych, usług ochrony fizycznej, ale także śmiało stosuje się ją do projektów informatycznych czy marketingowych – tłumaczy Kamila Dejas z ING Banku Śląskiego.

W takich kategoriach zakupowych warto kupować wsad i specyfikację razem z wynikiem – określamy standard jakości i efekt, jaki chcemy osiągnąć przy zakupie usług. Podejście output do procesu zakupowego opiera się na przeniesieniu ciężaru jakościowego wykonania usługi na dostawcę.

Strategia output, czyli koncentracja na wynikach, mierzalnych parametrach jakości świadczonych usług, jest jedną z metod kontroli jakości współpracy z dostawcą. Dopasowanie parametrów do wykonywanej usługi jest ważne, aby skoncentrować się dokładnie na tym, co chcemy osiągnąć przez zakup.

Nie należy również zapominać o utrzymaniu schematu konkurencyjności pomiędzy dostawcami, np. w postaci dual sourcingu. To droga do stałej poprawy jakości.

– Dejas Kamila, Wydział Wyboru i Zarządzania Dostawcami, ING Bank Śląski

Miernikiem jakości, zadowolenia ze świadczonych usług będzie także ocena klienta wewnętrznego naszej firmy, czyli pracowników. Zastanów się, czy sprzątanie biura w godzinach pracy nie będzie przeszkadzało personelowi i w efekcie zmniejszało wydajność Twojego przedsiębiorstwa. Z jednej strony obniżona efektywność pracy, z drugiej czyste dywany – rachunek zysków i strat jest prosty, prawda?

Realizacja procesu zakupowego w strategii output wymaga więcej czasu na ułożenie zasad współpracy z personelem firmy sprzątającej, ale przyniesie zysk w postaci wypracowania optymalnego harmonogramu świadczonych usług. Dostawcy przecież także zależy na zoptymalizowaniu nakładów pracy po jego stronie – to przynosi mniejsze koszty i podniesienie rentowności działalności.

Nie należy rozpatrywać strategii input czy output jako mniej lub bardziej korzystnej dla dostawcy, po prostu weźmy pod uwagę to, czemu ma służyć nasz zakup.

W przypadku prostych, jednorazowych zakupów sami jesteśmy w stanie określić specyfikację, a kontrola polega na jednorazowym odbiorze towaru bądź usługi.
W przypadku bardziej skomplikowanych usług warto rozważyć połączenie obu strategii.

To dostawca lepiej zna swoją usługę, jest w stanie podpowiedzieć, na czym warto a na czym nie warto się koncentrować. W takich przypadkach współpraca z dostawcą, często długofalowa, oparta nierzadko na partnerstwie strategicznym, winna opierać się na konkretnych, sparametryzowanych czynnikach jakości, z których dostawca jest rozliczany.

– Kamila Dejas, Wydział Wyboru i Zarządzania Dostawcami, ING Bank Śląski

Analiza efektów pracy z dostawcą

Pamiętaj o kontroli pracy i okresowym rozliczaniu jej wyników z dostawcą. Być może okaże się, że ustalona częstotliwość wykonywania usług sprzątania jest przeszacowana lub na rynku pojawiły się nowe, lepsze techniki sprzątania i należy renegocjować warunki umowy.

– Weryfikacja dostawcy to naturalna kolej rzeczy w procesie zakupu produktu lub usługi, należy ocenić to, co zostało zakupione. – podpowiada Kamila Dejas. – W końcu to nasz budżet, a sam zakup również ma sprzyjać rozwojowi naszej firmy.

Dobrym zabezpieczeniem dla utrzymania standardu usług czy dostarczanych produktów będzie też dodanie zapisu o karach umownych.

 

Mamy dobre sposoby na zakupy firmowe – jednym z nich jest lektura bloga Aleo.