Jeszcze nie korzystasz z Aleo? Zarejestruj się teraz
Zapytanie ofertowe - dlaczego warto?  

Zapytanie ofertowe – dlaczego warto?

Brak rzetelnej informacji z rynku, ograniczony dostęp do dostawców i nieuporządkowane procesy zakupowe to koszmar wielu kupców. Niestety, często tak właśnie wygląda rzeczywistość w polskich firmach. Zapytanie ofertowe może pomóc kupcom, zajętym sprawami bieżącymi, lepiej zarządzać dostawcami i kategoriami zakupowymi, za które odpowiadają.

Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.:

  • dlaczego zapytanie ofertowe jest narzędziem niezbędnym w pracy kupca
  • jakie są rodzaje zapytań ofertowych
  • dlaczego warto publikować elektroniczne zapytania ofertowe

Zapytanie ofertowe jest niezbędnym narzędziem w pracy kupca – systematyzuje informacje na temat kategorii zakupowej i pomaga mu w wyborze najlepszego dostawcy. Co więcej, jest ono przede wszystkim postrzegane jako efektywna i transparentna metoda realizacji zakupów firmowych.

Niestety, nie wszystkie polskie przedsiębiorstwa korzystają z takich rozwiązań. Dlaczego? Przedstawiciele firm tłumaczą się przywiązaniem do dotychczas stosowanych metod zakupów, brakiem czasu lub po prostu nie zauważają możliwości wniesienia w ten sposób do firmy oszczędności. Znane są przypadki korzystania przez kilka lat z usług jednego dostawcy, bez weryfikowania cen i jakości produktów na wolnym rynku. Wyobraź sobie, ile może stracić twoja firma, gdy nie wiesz o istnieniu lepszej oferty.

Zapytanie ofertowe to zaproszenie dostawców do składania ofert. W zależności od celu, w którym je wysyłasz, wyróżnia się 3 rodzaje zapytań:

  • RFI (ang. Request For Information) – zapytanie o informacje dotyczące firmy i profilu jej działalności pozwala zorientować się w rynku i zweryfikować lub powiększyć grono kontrahentów. To jak wizytówka przedstawiona przez dostawcę.
  • RFP (ang. Request For Proposal) – zapytanie o ofertę daje obraz sytuacji rynkowej. Dostajesz informację zwrotną o potencjalnych dostawcach, aktualnych trendach czy technologiach. Po zorientowaniu się, co ma do zaoferowania rynek, możesz przejść do negocjacji konkretnego zamówienia z wybranymi kontrahentami.
  • RFQ (ang. Request for Quotation) – zapytanie o cenę jest zazwyczaj wysyłane do zawężonego już grona dostawców i może być wstępem do rozpoczęcia aukcji zakupowej.

Kto pyta, nie dopłaca

Funkcjonujący na wolnym rynku dostawcy muszą zadbać o to, aby ich oferta była możliwie najlepsza. Korzystaj z tego. Co lepiej wpłynie na podniesienie konkurencyjności propozycji, jeżeli nie zestawienie ze sobą różnych podmiotów gospodarczych w jednym procesie ofertowania? Może nawet twój wieloletni dostawca, zobaczywszy opublikowane zapytanie ofertowe, podejmie się dostarczenia lepszej oferty?

Dzięki zapytaniom ofertowym twoje kryteria wyboru są jasne dla partnerów biznesowych, a i tobie łatwiej jest podjąć decyzję o współpracy dzięki prostemu porównaniu ofert. W dodatku brak cyklicznej aktualizacji ofert współpracujących z tobą dostawców i możliwości porównania ich z innymi kontrahentami niesie ze sobą ryzyko zakupów na warunkach mniej korzystnych niż rynkowe (np. po wyższej cenie lub inwestując w przestarzałe technologicznie rozwiązania). Nie przywiązuj się do aktualnych rozwiązań, partnerów biznesowych – jeżeli zależy ci na dobru firmy, szukaj sposobów na optymalizację jej wydatków.

Odpowiednio przygotowane zapytanie ofertowe powinno zawierać:

– opis poszukiwanego produktu lub usługi,

– szczegółową specyfikację zawierającą techniczne informacje nt. produktu i usługi,

– termin płatności,

– adres dostawy (lub dostaw, jeżeli kumulujesz zakupy), sposób jej realizacji (czy ma być jednorazowa, czy w transzach) i czy oferta powinna zawierać koszty dostarczenia zamówienia,

– kryteria wyboru oferty (cena nie musi być jedynym czynnikiem, weź pod uwagę także jakość świadczonych przez firmę usług lub doświadczenie),

– termin składania ofert – pamiętaj, żeby dać oferentom kilka dni na przygotowanie odpowiedniej oferty.

Do zapytania możesz załączyć wzór swojej umowy lub poprosić o przesłanie takiego wzoru przez samego dostawcę. Dodatkowo można zaznaczyć w treści, czy bierzemy pod uwagę częściowe wykonanie zamówienia (np. produkcję bez transportu) lub możliwość zaangażowania w ten proces podwykonawców.

Dobrze przygotowane zapytanie ofertowe pozwoli ci odpowiednio zbadać rynek dostawców, poznać szczegółowe ceny i dobrze przygotować się do kolejnego etapu: negocjacji. Przy optymalizacji zakupów firmowych pamiętaj także o dobrych praktykach zakupowych.

Łatwiej będzie on-line

Oczywiście możesz wysłać do swoich kontrahentów zapytanie ofertowe w formie arkusza kalkulacyjnego lub pliku tekstowego, ale na polskim rynku dostępne są także elektroniczne narzędzia, z pomocą których oszczędzisz swój czas i pieniądze. Niektórzy uważają wręcz, że brak czynnika ludzkiego (sięganie po narzędzia on-line zamiast spotkań face 2 face) sprzyja skupieniu się dostawców na doprecyzowaniu i zoptymalizowaniu prezentowanej oferty.

W Stanach Zjednoczonych już 71% kupców wybiera kanał on-line do przeglądania i zbierania ofert. Wśród zalet elektronicznych narzędzi podkreślają oni większą niezależność, jaką dają im tego typu rozwiązania – tylko 12% z nich wybiera tradycyjne spotkanie jako formę kontaktu z dostawcą1. Warto wziąć przykład z zachodnich ekspertów.

Platforma zakupowa Aleo jest jednym z takich elektronicznych narzędzi dostępnych na polskim rynku. Kupujący mają tu możliwość łatwego zebrania i porównania ofert – i to nieodpłatnie. Zapytanie możesz złożyć tylko do wybranego grona kontrahentów (w tym spoza platformy) lub opublikować je dla wszystkich użytkowników serwisu. Czy wiesz, że stworzenie takiego zapytania ofertowego w serwisie zajmuje firmom około 6 minut? W odpowiedzi kupcy otrzymują średnio aż 9 ofert od dostawców2!

Na Aleo dostępne są także dodatkowe opcje jak: dogrywka, aukcja zakupowa, finansowanie dostawców czy proste płatności (przelew już z poziomu zamówienia), które posłużą optymalizacji kolejnych, po złożeniu zapytania, etapów procesu zakupowego. Poza tym, dzięki historii transakcji budujesz rzetelną pozycję partnera biznesowego. I pamiętaj, tutaj zawsze możesz liczyć na pomoc zespołu ds. wsparcia zakupowego.

Bezpieczeństwo w cenie

Niektórzy przedsiębiorcy odczuwają psychologiczne bariery przy korzystaniu z elektronicznych narzędzi. Obawiają się zmian lub nie rozumieją dziejących się na rynku procesów. Kiedy indziej dochodzi do tego lęk przed automatyzacją i pominięciem aspektu miejsca, w którym zawiera się transakcję3.

Niepotrzebnie, bo dostępne na rynku narzędzia, zaprojektowane zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie web designu, są proste w obsłudze i pozwalają jeszcze lepiej zarządzać procesem zakupowym. Co ważne, gwarantują także transparentność i bezpieczeństwo realizowanym transakcjom. Strony takich serwisów chronione są najczęściej protokołem SSL, który szyfruje przesyłane dane i uniemożliwia dostęp do nich osobom postronnym.

Ciekawym rozwiązaniem, dostępnym na Aleo, jest możliwość potwierdzenia swojej wiarygodności jako kupca lub sprzedawcy. Opcja jest korzystna dla obu stron transakcji, bo kontrahenci mogą sprawdzić nawzajem swoje oceny transakcji i wystawione rekomendacje. Wprawny kupiec także w ten sposób oszczędza czas i pieniądze, które musiałby w innym wypadku przeznaczyć na weryfikację dostawcy.

Na co więc czekasz? Pamiętaj, prawdziwego eksperta poznasz także po narzędziach, jakich używa.

1 2014 STATE OF B2B PROCUREMENT STUDY: Uncovering the Shifting Landscape in B2B Commerce, Acquity Group.

2 Infografika: Zakupy dla firmy są łatwiejsze, www.aleo.com/pl/latwiejsze-zakupy [25.04.2015].

3 Raport: Potencjał polskiego rynku B2B w kontekście e-commerce, mergeto.pl (lipiec 2013).

Możliwość komentowania jest wyłączona.